எம். எஸ். எக்ஸ்செல் 2013 (MS Excel 2013) பகுதி 2

விரிதாளில் உள்ளீடு செய்யப்படும் பல்வேறு தரவு வகைகள்

1.        பனுவல்கள்(Text):

பல்வேறுபட்ட தரவுகளை உள்ளிடு செய்யும் பொழுது அதனை இலகுவாக அடையாளம் காண்பதற்கு இது பயன்படுத்தப்படும். இது வழக்கமாக இடப்பக்கமாக அமையும்.

உதாரணம்:பெயர், கலை, வயது.

2.        எண்கள் (Numbers)

விரிதாளில் அதிகம் பயன்படுத்தப்படும் தரவு ஆகும்.இலக்கங்களையும் கணித செய்கைக்கு பயன்படுத்தப்படும் குறியிடுகளை கொண்ட இலக்கங்கள் இதில் அடங்கும். இது வழக்கமாக வலப்பக்கமாக அமையும்.

உதாரணம்: 88, 75.7, 56%

3.        வாய்பாடுகள்(Formulas)

தரவுக்கணித்தலுக்காக கலத்தினுள் உள்ளிடு செய்யப்படும் சமன்பாடுகள் ஆகும்.இவை நேரடியாக விசைப்பலகையை பயன்படுத்தி உள்ளிடு செய்யப்பட்டால் சமன் “=” என்ற குறியிட்டுடனேயே சமன்பாடுகள் ஆரம்பிக்கப்படவேண்டும்.

உதாரணம்: =3+4, =A1+A7, =D7+7

4.        திகதி மற்றும் நேரம்(Date and Time)

விரிதாளில் கலமானது வழக்கமாக திகதியினை “DD-MM-YYYY”, “DD-MM-YYYY”  அல்லது “DD-MMM-YY” வடிவமைப்பில் பெற்றுக்கொள்ளும்.

நேரத்தை குறிப்பிடும் பொழுது மணத்தியாலம், நிமிடம் மற்றும் செக்கனை வேறுபடுத்துவதற்கு கோலன் “ : ” குறியீட்டினை பயன்படுத்தவேண்டும்.

எண்களின் வகை மற்றும் தசம அளவு

எண்களின் வகை (Number Category)	விளக்கம்
பொது (General)	இதற்கென ஒரு வடிவமைப்பு இல்லை
இலக்கம்(Number)	சாதரணமாக பயன்படுத்தப்படும் இலக்கங்கள் ஆகும். மேலும் அவை கொண்டிருக்க வேண்டிய தசமதானங்களின் எண்ணிக்கை, நேர் மற்றும் மறை இலக்கங்கள், 1000 பிரிப்பானை (“,”) பயன்படுத்தி இலக்கத்தை வழங்க முடியும்.
நாணயம் / செலவானிப்பணம் (Currency)	நாணயத்தின் குறியீடு, தேவையான தசம இலக்கங்கள் மற்றும் மறை இலக்கங்கள்
கணக்கியல்	குறியீடு, மற்றும் தேவையான தசம இலக்கங்கள்
திகதி	வெவ்வேறு நாடுகளும் அவற்றுக்குரிய திகதி வடிவங்களும்
நேரம்	வெவ்வேறு நாடுகளும் அவற்றுக்குரிய நேர வடிவங்களும்
விகிதம்	உள்ளீடு செய்யப்படும் தரவு விகிதக்குறியிட்டுடன் “%” கலத்தினுள் பதிவு செய்யப்படும். குறிப்பிட்ட தசமதானங்களுக்கு திருத்தமாக தரவினை பெறலாம்.
உரை	எவ்வகையான தரவாக இருந்தாலும் அது உரையாகவே கருதப்படும். உதாரணமாக எண்ணாக இருந்தாலும் அது உரையாகவே கருதப்படும்.

உதாரணமாக F என்ற தலையங்கத்தை கொண்ட கலங்களில் உள்ளிடு செய்யப்படும் தரவுகளை எப்பொழுதும் நேர் எண் தரவாகவும் இரண்டு தசமதானத்துக்கு திருத்தமாகவும் இருக்க கலங்களை வடிவமைக்க..

1.        எழுத்துருக்களில் மாற்றத்தை ஏற்ப்படுத்த வேண்டிய F தலையங்கத்தை உடைய  கலங்களை கலச்சுட்டியை பயன்படுத்தி தெரிவு செய்க

2.        நாடாவில் முகப்பு தாவலை (“Home Tab”) தெரிவு செய்து  வடிவமைப்பில் (“Format”) இல் உள்ள கீழ்நோக்கிய அம்புக்குறியை சொடுக்குக.

3.        அதில் கலங்களை வடிவமையில் (“Format  Cells”)  சொடுக்குக.

4.        தோன்றும். ஓர் சொல்லாடல் பெட்டியில் இலக்கங்கள் (Number) என தலையங்கம் இடப்பட்ட தாவலை (Tab) ஐ தெரிவு செய்க.

a.        இங்கு வகை(Category) என்ற பகுதியில் இலக்கத்தை (Number) தெரிவு செய்க.

b.        தசமதனங்கள் (Decimal Places) பகுதியில் இரண்டினை தெரிவுசெய்க

c.         மறை இலக்கங்கள் (Negative Numbers) பகுதியில் மறை இலக்கமல்லாத ஓர் விரும்பிய இலக்க வகையை தெரிவு செய்க.

5.        சரி (“OK”) ஆழியை சொடுக்குக.

G என்ற தலையங்கத்தை கொண்ட கலங்களில் உள்ளிடு செய்யப்படும் தரவுகல் எப்பொழுதும் ரூபா என்ற சொல்லினை தொடரும் ஓர் எண் தரவாகவும் இரண்டு தசமதானத்துக்கு திருத்தமாகவும் இருக்க கலங்களை வடிவமைக்க..

1.        எழுத்துருக்களில் மாற்றத்தை ஏற்ப்படுத்த வேண்டிய G தலையங்கத்தை உடைய  கலங்களை கலச்சுட்டியை பயன்படுத்தி தெரிவு செய்க

2.        நாடாவில் முகப்பு தாவலை (“Home Ribbon”) தெரிவு செய்து  வடிவமைப்பில் (“Format”) இல் உள்ள கீழ்நோக்கிய அம்புக்குறியை சொடுக்குக.

3.        அதில் கலங்களை வடிவமையில் (“Format  Cells”)  சொடுக்குக.

4.        தோன்றும். ஓர் சொல்லாடல் பெட்டியில் செலவாணிப்பணம் (Currency) என தலையங்கம் இடப்பட்ட தாவலை (Tab) ஐ தெரிவு செய்க.

5.        அதில் வகை(Category) என்ற பகுதியில் செலவாணிப்பணம் (Currency) தெரிவு செய்க.

a.           தசமதனங்கள் (Decimal Places) பகுதியில் இரண்டினை தெரிவுசெய்க

b.           சின்னங்கள் பகுதியில் LKR என்ற சின்னத்தை தெரிவு செய்க.

c.           இடப்பக்கம் உள்ள வகை பகுதியில் விருப்பம் (Customize) ஐ தெரிவு செய்க.

d.           வலப்பக்கம் உள்ள வகை பகுதிக்கு கிழே உள்ள உரைப்பெட்டியில் “LKR” என்ற எழுத்துக்களுக்கு பதிலாக “ரூபா” என பிரதியிடு செய்க.

6.        சரி (“OK”) ஆழியை சொடுக்குக.

தொடரமைப்பை இழுத்து வருவதன் மூலம் கலங்களை தொடர்களினால் நிரப்புதல்

1.        தொடர் ஆரம்பிக்கப்படவேண்டிய கலத்தினை கலச்சுட்டியை பயன்படுத்தி தெரிவுசெய்து தொடரின் முதலாவது இலக்கத்தை பதிவுசெய்க

2.        இரண்டாவது கலத்தினை கலச்சுட்டியை பயன்படுத்தி தெரிவுசெய்து தொடரின் இரண்டாவது இலக்கத்தை பதிவுசெய்க

3.        இரண்டு கலங்களையும் தெரிவுசெய்க.

4.        இரண்டாவது கலத்தின் வலதுபக்க கிழ்மூலையில் மிகச்சிறிய சதுரம் காணப்படும். அதன்மேல் சுட்டிகுறியை கொண்டு செல்லும் பொழுது சுட்டிகுறியானது சக குறியீட்டுக்கு மாறும்.

5.        அன்நிலையில் சுட்டியின் இடப்பக்க பொத்தானை அழுத்தியபடி இறுதிக்கலம் வரை சுட்டிக்குறியை இழுத்துவந்து விடுக.

6.        தெரிவுசெய்யப்பட்ட அனைத்துக் கலங்களும் குறிப்பிட்ட தொடரால் நிரப்பபட்டிருக்கும்.

தானியங்கு நிரப்பு (AutoFIll) முறைமூலம் கலங்களை தொடர்களினால் நிரப்புதல்

1.        தொடர் ஆரம்பிக்கப்படவேண்டிய கலத்தினை கலச்சுட்டியை பயன்படுத்தி தெரிவுசெய்து தொடரின் முதலாவது இலக்கத்தை பதிவுசெய்க

2.        இரண்டாவது கலத்தினை கலச்சுட்டியை பயன்படுத்தி தெரிவுசெய்து தொடரின் இரண்டாவது இலக்கத்தை பதிவுசெய்க

3.        தொடரினால் நிரப்பவேண்டிய அனைத்து கலங்களையும் கலச்சுட்டியை பயன்படுத்தி தெரிவுசெய்க.

4.        நாடாவில்(Ribbon) முகப்புத் தாவலைத் (Home Tab) தெரிவுசெய்க. திருத்து (Edit) குழுவில் இடப்பக்கத்தில் சதுர பெட்டியினுள் கிழ்நோக்கிய அம்புக்குறியை கொண்ட வரைகலைக் குறியீட்டில் அழுத்துக.

5.        தோன்றும் கிழ்நோக்கிய பட்டியலில் தொடர் என்பதை தெரிவுசெய்க.

6.        தொடர் என்ற தலையங்கத்துடனான சொல்லாடல் பெட்டியொன்று தோன்றும். அதில் வகை என்ற குழுவில் தானாக நிரப்பு (AutoFIll) என்பதை தெரிவுசெய்து சரி (OK) என்ற பொத்தானை அழுத்துக.

7.        தெரிவுசெய்யப்பட்ட கலங்கள் அனைத்தும் தொடரினால் நிரப்பப்படும்.

A என்ற நிரலை 2014 ஆம் ஆண்டு மார்கழி மாதத்தின் வார நாட்களினால் 01-12-2014 என்ற வடிவமைப்பினால் நிரப்புதல்

1.        A என்ற நிரலை தெரிவுசெய்க

2.        நாடாவில்(Ribbon) முகப்புத் தாவலைத் (Home Tab) தெரிவுசெய்து எண் என்ற குழுவில் பொது என்ற சொல்லை கொண்ட இணைப்புப் பெட்டியின் வலைப்பக்கத்தில் உள்ள கிழ்நோக்கிய அம்புக்குறியில் அழுத்துக.

3.        தோன்றும் கிழ்நோக்கிய பட்டியலில் தேதி குறுக்கல் வடிவம் என்பதை தெரிவுசெய்க.

4.        A1 என்ற கலத்தில் மார்கழி மாதத்தின் ஆரம்ப நாளான 01-12-2014 ஐ உள்ளீடு செய்க.

5.        A என்ற நிரலில் A1 இல் இருந்து சுமார் 25 கலங்களை தெரிவு செய்க.

6.        நாடாவில்(Ribbon) முகப்புத் தாவலைத் (Home Tab) தெரிவுசெய்க. திருத்து (Edit) குழுவில் இடப்பக்கத்தில் சதுர பெட்டியினுள் கிழ்நோக்கிய அம்புக்குறியை கொண்ட வரைகலைக் குறியீட்டில் அழுத்துக.

7.        தோன்றும் கிழ்நோக்கிய பட்டியலில் தொடர் என்பதை தெரிவுசெய்க.

8.        தொடர் என்ற தலையங்கத்துடனான சொல்லாடல் பெட்டியொன்று தோன்றும்.

9.        அதில் வகை என்ற குழுவில் திகதி என்பதையும் திகதி அலகு என்ற குழுவில் வாரநாள் என்பதையும் தெரிவுசெய்க.

10.     படிமதிப்பு என்ற சொல்லை தொடர்ந்துவரும் உரைப்பெட்டியில் 1 (ஒன்று) என பதிவு செய்க.

11.     மதிப்புநிறுத்து என்ற சொல்லை தொடர்ந்துவரும் உரைப்பெட்டியில் மாதத்தின் இறுதித்திகதியான 31-12-2014 என்பதை பதிவு செய்க.

12.     சரி (OK) என்ற பொத்தானை அழுத்துக. 01-12-2014 லிருந்து 31-12-2014 க்கிடையிலுள்ள வாரநாட்களின் திகதிகள் உருவாகியிருக்கும்.

கலங்களை உள்ளீடு செய்தல்(செருகுதல்) - விரிதாளில் கலமொன்றை புதிதாக சேர்த்தல்

1.          எக்கலத்திற்கு அருகில் புதிய கலம் தோன்ற வேண்டுமோ அக்கலத்தில் கலச்சுட்டியை நிறுத்துக.

2.          Home Ribbon ஐ தெரிவு செய்து Insert இல் உள்ள கீழ்நோக்கிய அம்புக்குறியை சொடுக்குக.

3.          அதில் insert Cells  இல் சொடுக்குக.

4.          ஓர் சொல்லாடல் பெட்டி ஒன்று தோன்றும். அதில் புதிய கலம் அமைய வேண்டிய இடத்தையும் அதனால் விரிதாளின் வடிவமைப்பில் ஏற்படபோகின்ற மாற்றத்தையும் கருத்தில் கொண்டு விரும்பிய இடத்தை தெரிவுசெய்க.

5.          OK ஆழியை சொடுக்குக.

விரிதாளில் நிரல்கள் மற்றும் நிரைகளை புதிதாக சேர்த்தல்

சேர்க்கை	நடவடிக்கை	விளைவு
நிரல்கள்	HomeàInsertàInsert Sheet Columns	இடதுபக்கத்தில் புதிய நிரலொன்று தோன்றும்.
நிரைகள்	HomeàInsertàInsert Sheet Rows	மேற்பக்கத்தில் புதிய நிரையோன்று தோன்றும்
விரிதாள்	HomeàInsertàSheet	வலப்பக்கத்தில் புதிய விரிதாள் தோன்றும்.

குறிப்பிட்ட நிரைகளுக்கு இடையில் புதிய நிரையோன்றை செருகுதல்

1.        புதிய நிரை செருகவேண்டிய இடத்துக்கு கிழேயுள்ள நிரையை தெரிவுசெய்க.

2.        முகப்புத்தாவலை (Home Tab ) தெரிவு செய்து அதில் கலம் குழுவில் செருகு என்பதை தெரிவுசெய்து தோன்றும் கிழ்நோக்கிய பட்டியலில் தாள் வரிசைகளை செருகு என்பதற்கு அருகேயுள்ள கிழ்நோக்கிய மிகச்சிறிய கறுத்த முக்கோணத்தில் அழுதுத்துக.

3.        தெரிவுசெய்யப்பட்ட நிரைக்கு மேலே புதிய நிரையோன்று தோன்றியிருக்கும்.

குறிப்பிட்ட நிரல்களுக்கு இடையில் புதிய நிரலோன்றை செருகுதல்

1.        புதிய நிரலை செருகவேண்டிய இடத்துக்கு வலதுபக்கம் உள்ள நிரலை தெரிவுசெய்க.

2.        முகப்புத்தாவலை (Home Tab) தெரிவு செய்து அதில் கலம் குழுவில் செருகு என்பதை தெரிவுசெய்து தோன்றும் கிழ்நோக்கிய பட்டியலில் தாள் நெடுவரிசைகளை செருகு என்பதற்கு அருகேயுள்ள கிழ்நோக்கிய மிகச்சிறிய கறுத்த முக்கோணத்தில் அழுதுத்துக.

3.        தெரிவுசெய்யப்பட்ட நிரலுக்கு இடப்பக்கமாக புதிய நிரலோன்று தோன்றியிருக்கும்.

குறிப்பு

ஒரு நிரலையோ நிரையையோ தெரிவு கலம் குழுவில் உள்ள செருகு என்பதை அழுத்தும் பொழுது அவற்றிக்கு அருகே பொருத்தமான இடத்தில் புதிய நிரல் அல்லது நிரை தோன்றும்.

குறிப்பிட்ட நிரையை நீக்குதல்.

1.        நீக்கவேண்டிய நிரையை தெரிவுசெய்க.

2.        முகப்புத்தாவலை (Home Tab ) தெரிவுசெய்து அதில் கலம் குழுவில் நீக்கு என்பதை தெரிவுசெய்து தோன்றும் கிழ்நோக்கிய பட்டியலில் தாள் வரிசைகளை நீக்கு என்பதற்கு அருகேயுள்ள கிழ்நோக்கிய மிகச்சிறிய கறுத்த முக்கோணத்தில் அழுதுத்துக.

3.        தெரிவுசெய்யப்பட்ட நிரை நீக்கப்பட்டிருக்கும்.

குறிப்பிட்ட நிரல்களுக்கு இடையில் புதிய நிரலோன்றை செருகுதல்

1.        நீக்கவேண்டிய நிரலை தெரிவுசெய்க.

2.        முகப்புத்தாவலை (Home Tab ) தெரிவுசெய்து அதில் கலம் குழுவில் நீக்கு என்பதை தெரிவுசெய்து தோன்றும் கிழ்நோக்கிய பட்டியலில் தாள் நெடுவரிசைகளை நீக்கு என்பதற்கு அருகேயுள்ள கிழ்நோக்கிய மிகச்சிறிய கறுத்த முக்கோணத்தில் அழுதுத்துக.

3.        தெரிவுசெய்யப்பட்ட நிரல் நீக்கப்பட்டிருக்கும்.

குறிப்பு

ஒரு நிரலையோ நிரையையோ தெரிவுசெய்து கலம் குழுவில் உள்ள நீக்கு என்பதை அழுத்தும் பொழுது பொருத்தமான நிரல் அல்லது நிரை நீக்கப்படும்.

கலங்களின் உள்ளடக்கங்களை பிரதிபண்ணல்

1.        பிரதிபண்ண வேண்டிய கலத்தை கலச்சுட்டியை பயன்படுத்தி தெரிவுசெய்க.

2.        முகப்பு தாவலுக்கு சென்று நகலெடு என்ற குறிச்சொல்லை உடைய வரைகலைக் குறியீட்டில் அழுத்துக. அல்லது Ctrl + C என்ற விசைகளை அழுத்துக.

3.        பிரதிபண்ணப்பட்ட கலமானது சுற்றிவர அசைவூட்டப்பட்ட தொடர்ச்சியற்ற கோடுகளால் தெரிவுசெய்யப்படும். பிரதியை ஓட்டவேண்டிய கலத்தினை கலச்சுட்டியை பயன்படுத்தி தெரிவுசெய்க.

4.        முகப்பு தாவலுக்கு சென்று ஒட்டு என்ற குறிச்சொல்லை உடைய வரைகலைக் குறியீட்டில் அழுத்துக. அல்லது Ctrl + V என்ற விசைகளை அழுத்துக.

5.        தெரிவுசெய்யப்பட்ட கலமானது பிரதிபண்ணப்பட்ட கலத்தின் தரவினை கொண்டிருக்கும்.

கலங்களின் உள்ளடக்கங்களை நகர்த்தல் (வெட்டி ஒட்டுதல்).

1.        நகர்த்த வேண்டிய தரவினை கொண்டுள்ள கலத்தை கலச்சுட்டியை பயன்படுத்தி தெரிவுசெய்க.

2.        முகப்பு தாவலுக்கு சென்று வெட்டு என்ற குறிச்சொல்லை உடைய வரைகலைக் குறியீட்டில் அழுத்துக. அல்லது Ctrl + X என்ற விசைகளை அழுத்துக.

3.        நகர்த்த வேண்டிய தரவினை கொண்டுள்ள கலமானது சுற்றிவர அசைவூட்டப்பட்ட தொடர்ச்சியற்ற கோடுகளால் தெரிவுசெய்யப்படும். தரவினை ஓட்டவேண்டிய கலத்தினை கலச்சுட்டியை பயன்படுத்தி தெரிவுசெய்க.

4.        முகப்பு தாவலுக்கு சென்று ஒட்டு என்ற குறிச்சொல்லை உடைய வரைகலைக் குறியீட்டில் அழுத்துக. அல்லது Ctrl + V என்ற விசைகளை அழுத்துக.

5.        தெரிவுசெய்யப்பட்ட கலமானது வெட்டப்பட்ட கலத்தின் தரவினை கொண்டிருக்கும். அனால் மூலக் கலமானது தரவேதனையும் கொண்டிருக்காது.

கலங்களின் உள்ளடக்கங்களை நகர்த்தல் (இழுத்து வந்து விடல்).

1.        நகர்த்த வேண்டிய தரவினை கொண்டுள்ள கலத்தை கலச்சுட்டியை பயன்படுத்தி தெரிவுசெய்க.

2.        தெரிவுசெய்யப்பட்ட கலங்களின் விளிம்பின் மீது சுட்டிகுறியை நகர்த்தும்பொழுது அது தடித்த வெள்ளைநிற குறியீட்டிலிருந்து மெல்லிய கறுத்தநிற நான்கு பக்கமும் அம்புக்குறியை கொண்ட சக குறியீட்டுக்கு மாறும்.

3.        அப்பொழுது இடதுபக்க சுட்டிப்போத்தானை அழுத்தியபடி கலத்தை இழுத்துவந்து புதிய கலமுகவரியில் சுட்டிப்பொத்தானை விடுக.

4.        தரவானது புதிய கல முகவரிக்கு மாறியிருக்கும்.

ஃப்ளாஷ் நிரப்பு (Flash Fill)

இது மைக்ரோசாப்ட் எக்ஸ்செல் 2013 இல் காணப்படும் புதிய வசதியாகும்.

ஒரேவகையான வடிவத்தை (Pattern) கொண்ட சொற்கூட்டங்கலிருந்து குறிப்பிட்ட சொற்களை இன்னோர் கலங்களில் உள்ளீடு செய்தல் போன்ற செயல்பாடுகளுக்கு பயன்படும். உதாரணமாக மின்னஞ்சல் முகவரியிலிருந்து ‘@’ க்கு முன்னாலுள்ள சொல்லை பிரித்தெடுத்தல்.

இது விரிதாளில் தானியங்கு முறையில் தரவினை உள்ளீடு செய்வதால் வேலைப்பளு குறைவதுடன் நேரமும் மிச்சமாகும்.

பின்வரும் அட்டவணையில் ஈமெயிலை பயன்படுத்தி முதல் பெயரை கொண்ட நிரலை நிரப்புவதற்கான படிமுறையை சுருக்கமாக தருக?

	A	B
1	Email Address	First Name
2	narakaselvan@gmail.com	narakaselvan
3	thara@yahoo.com	thara
4	nayani@hotmail.com	nayani
5	siva@gmail.com	siva
6	nayanthan@yahoo.com	nayanthan
7	kajanthan@gmail.com	kajanthan
8	kalai@hotmail.com	kalai

1.        விரிதாளில் A என்ற நிரலில் மின்னஞ்சல் முகவரிகளை உள்ளீடு செய்க.

2.        B என்ற நிரலில் முதாவது மின்னஞ்சல் முகவரியின் முதல் சொல்லை உள்ளீடு செய்து உள்வழிச் சாவியை அழுத்துக.

3.        இரண்டவது முகவரியின் முதல் சொல்லின் ஓரிரு எழுத்துக்க்களை உள்ளீடு செய்யும்போது மங்கலான நிறத்தில் ஏனைய எழுத்துக்களும் அதனை தொடர்ந்து அந்த நிரலின் மின்னஞ்சலுக்கு நேரே அவற்றை ஒத்த சொற்களும் காணப்படும்.

4.        உடனடியாக உள்வழிச் சாவியை அழுத்துக. தானாகவே எல்லா மின்னஞ்சல் முகவரிகளிலுமுள்ள முதல் சொற்கள் உள்ளீடு செய்யப்படும்.

குறிப்பு:

ஃப்ளாஷ் நிரப்பு (Flash Fill) ஆனது தானியங்கு செயல்பாடாகும். இருப்பினும் சில சந்தர்ப்பங்களில் அவை இயக்கப்படவேண்டும். அவ்வாறான சந்தர்ப்பங்களில் நாடாவில் முகப்பு தாவலுக்கு சென்று திருத்து குழுவில் இடப்பக்கத்தில் சதுர பெட்டியினுள் கிழ்நோக்கிய அம்புக்குறியை கொண்ட வரைகலைக் குறியீட்டில் அழுத்துக. தோன்றும் கிழ்நோக்கிய பட்டியலில் ஃப்ளாஷ் நிரப்பு (Flash Fill) என்பதை தெரிவுசெய்க.  தோன்றும் சொல்லாடல் பெட்டியில் சரி (OK) என்பது அழுத்துக. பின்னர் ஃப்ளாஷ் நிரப்பு (Flash Fill) ஆனது பின்னர் தானாகவே செயல்பட தொடங்கும். இதற்காக Ctrl +E என்ற குறுக்கு விசையையும் பயன்படுத்த முடியும்.

கண்டுபிடி மற்றும் பதிலிடு

விரிதாளில் தரவுகளின் எண்ணிக்கை பெருமளவில் அதிகரிக்கும்போது ஒரு குறிப்பிட்ட தரவினை இனங்காண்பது கடினம். அதேபோன்று ஒரு தரவினை மாற்றம் செய்யவேண்டியிருப்பின் அத்தரவு காணப்படும் எல்லா கல முகவரிகளையும்  அடையாளம் காண்பது கடினம். இதற்கான தீர்வாக கண்டுபிடி மற்றும் பதிலிடு பயன்படுத்தப்படுகிறது.

தரவோன்றினை இன்னோர் தரவினால் பதிலீடு (Replace) செய்தல்

1.        நாடாவில் முகப்பு தாவலில் கண்டுபிடி குழுவில் பதிலீடு (Replace) என்ற குறிச்சொல்லை கொண்ட வரைகலை குறியீட்டில் அழுத்துக.

2.        கண்டுபிடித்து மாற்றிடு என்ற தலையங்கத்துடன் சொல்லாடல் பெட்டியொன்று தோன்றும். அதில் பின்வருவனவற்றை பதிவுசெய்க.

                         i.      எதை கண்டுபிடிக்க (Find What) என்ற குறிச்சொல்லை தொடர்ந்து வரும் உரைப்பெட்டியில் தேடவேண்டிய சொல்லை பதிவு செய்க.

                       ii.      உடன் மாற்றிடு (Replace with) என்ற குறிச்சொல்லை தொடர்ந்து வரும் உரைப்பெட்டியில் பதிலிடப்பட வேண்டிய சொல்லை பதிவு செய்க

                      iii.      விருப்பங்கள் (Options) என்ற குறிச்சொல்லையுடைய பொத்தானில் அழுத்துக. மேலும் சில தெரிவுகள் தோன்றும். தேவைக்கு ஏற்றவாறு பின்வருவனவற்றை தெரிவுசெய்யலாம்.

F  கல வடிவமைப்பை கருத்தில்கொண்டு தேடுவதற்கு

·          வடிவமைப்பு என்ற பொத்தானில் அழுத்துக.

·          வடிவமைப்பை கண்டுபிடி என்ற தலையங்கத்துடனான சொல்லாடல் பெட்டியொன்று தோன்றும். பொருத்தமான வடிவமைபுக்களை தெரிவுசெய்து சரி (OK) என்ற பொத்தானை அழுத்துக.

குறிப்பு: வடிவமைப்புக்கள் எதுவுமில்லாத நிலையில் எதைக்கண்டுபிடிக்க என்ற குறிசொல்லுக்கு அருகிலுள்ள இணைப்புப்பெட்டியின் வலப்பக்கத்தில் வடிவமைப்பு இல்லை என்ற குறிச்சொல்லு காணப்படும். இது வடிவமைப்புக்களை தேர்வுசெய்ய முன்னோட்டம் என மாறும். மீண்டும் வடிவமைப்பு விருப்பதேர்வினை நீக்கினால் வடிவமைப்பு இல்லை என மாறும்.

F  அதற்குள் என்ற குறிச்சொல்லை தொடர்ந்துவரும் இணைப்புப் பெட்டியில்

·          தற்பொழுது தெரிவு செய்யப்பட்டிருக்கும் விரிதாளில் தேடவேண்டுமாயின் தாள் என்பதை தெரிவுசெய்க.

·          திறக்கப்பட்டிருக்கும் பணிப்புத்தகத்தில் தேட வேண்டுமாயின் பணிப்புத்தகம் என்பதை தெரிவுசெய்க.

F  தேடு என்ற குறிச்சொல்லை தொடர்ந்துவரும் இணைப்புப் பெட்டியில்

·          நிரைநிரையாக தேடவேண்டுமாயின் நிரை என்பதனையும்

·          நிரல்நிரலாக தேடவேண்டுமாயின் நிரல் என்பதனையும் தெரிவுசெய்க.

F  இதில்காண் என்ற குறிச்சொல்லை தொடர்ந்துவரும் இணைப்புப்பெட்டியி

·          விரிதாளின் கலங்களின் பெறுமதியை மட்டும் மையமாக வைத்து தேடவேண்டுமாயின் மதிப்புக்கள் என்பதை தெரிவுசெய்க

·          விரிதாளில் அமைக்கப்பட்டுள்ள சூத்திரங்களை மையமாக வைத்து தேடவேண்டுமாயின் சூத்திரங்கள் என்பதை தெரிவுசெய்க.

·          விரிதாளிலுள்ள கருத்துரைகளை மையமாக வைத்து தேடவேண்டுமாயின் கருத்துரைகள் என்பதை தெரிவுசெய்க.

F  தேடும்பொழுது எழுத்துவகையையும் கருத்தில்கொண்டு தேடுவதற்கு எழுத்து வகையை பொருத்து என்பதற்கு முன்னாலுள்ள தேர்வுப்பெட்டியில் சரி (ü) என்ற குறியீட்டை இடுக. (உதாரணமாக பாமினி என்ற எழுத்துருவில் மட்டும் உள்ள சொல்லை தேடுதல் அதே சொல்லு கலகத்தில் இருந்தால் தவிர்க்கப்பாடும்.)

F  தேடப்படும் கலத்தின் அனைத்து உள்ளடக்கத்தையும் சரிபார்த்து தேடுவதற்கு முழு கல உள்ளடக்கத்தையும் பொருத்து என்பதற்கு முன்னாலுள்ள தேர்வுப்பெட்டியில் சரி (ü) என்ற குறியீட்டை இடுக.

3.        அடுத்ததை தேடு (Find Next) என்ற பொத்தானை அழுத்துக. குறிப்பிட்ட சொல் மேலே குறிப்பிட்ட நிபந்தனைகளுக்கு அமைய அட்டவணையில் இருந்தால் அச்சொல் முன்னிறுத்தி காட்டப்படும்.

4.        பதிலிடப்படவேண்டிய சொல்தான என்பதை உறுதிப்படுத்தி பதிலிடு (Replace) என்ற பொத்தனை அழுத்துக. குறிப்பிட்ட தரவானது புதிய தரவால் பதிலிடப்படும்.

5.        இதனை மீண்டும் மீண்டும் செய்து தேவையான அனைத்து தரவுகளையும் பதிலிடலாம்.

குறிப்பு:

திரும்ப திரும்ப பதிலிடுவதற்கு எல்லாவற்றையும் பதிலிடு (Replace All) என்ற பொத்தானை பயன்படுத்த முடியும்.இருப்பினும் இதனை தவிர்ப்பது நல்லது. ஏனெனில் அது தேவையற்ற தரவுகளையும் பதிலீடு செய்துவிடும்.

ஒரே தடவையில் அனைத்து தேடல்களையும் காண்பதற்கு எல்லாவற்றையும் தேடு என்பதை பயன்படுத்தலாம். அனால் இது முடிவுகளையும் கல முகவரிகளையும் தெரிவிக்கும். நேரடியாக அமைவிடத்தை பார்க்க முடியாது.

விரிதாளில் நிரலின் அகலம் மற்றும் நிரையின் உயரம்.

இயல்புநிலையில் எல்லா கலங்களும் ஒரே அகலத்தையும் ஒரே உயரத்தையும் கொண்டிருக்கும்.

நிரல்களின் அகலத்தை மாற்றல்

1.        அகலத்தை மாற்ற வேண்டிய நிரலின் தலையங்கத்தின் நிலைக்குத்து விளிம்பின் மீது சுட்டிகுறியை நகர்த்தும்பொழுது அது தடித்த வெள்ளைநிற சக குறியீட்டிலிருந்து மெல்லிய கறுத்தநிற கிடையாக இரண்டுபக்கமும் அம்புக்குறியை கொண்ட சக குறியீட்டுக்கு மாறும்.

2.        அப்பொழுது இடதுபக்க சுட்டிப்போத்தானை அழுத்தியபடி விரும்பிய அகலம்வரை இழுத்துவந்து சுட்டிப்பொத்தானை விடுக.

3.        நாம் விரும்பிய அகலத்துக்கு நிரலின் அகலம் மாறும்.

தானியங்கு முறையில் நிரல்களின் அகலத்தை மாற்றல்

1.        அகலத்தை மாற்ற வேண்டிய நிரலின் தலையங்கத்தின் நிலைக்குத்து விளிம்பின் மீது சுட்டிகுறியை நகர்த்தும்பொழுது அது தடித்த வெள்ளைநிற சக குறியீட்டிலிருந்து மெல்லிய கறுத்தநிற கிடையாக இரண்டுபக்கமும் அம்புக்குறியை கொண்ட சக குறியீட்டுக்கு மாறும்.

2.        அப்பொழுது இரண்டுமுறை விரைவாக இடதுபக்க சுட்டிப்போத்தானை அழுத்துக.

3.        நிரலில் உள்ள கலங்கள் கொண்டுள்ள தரவுகளில் மிகப்பெரிய நீளத்தை கொண்ட தரவின் அகலத்துக்கு நிரலின் அகலம் மாறும்.

ஒரே நேரத்தில் பல நிரல்களின் அகலத்தை தானியங்கு முறையில் மாற்றல்

1.        அகலத்தை மாற்றவேண்டிய நிரல்களை Ctrl விசையை அழுத்தியபடி நிரல்களின் தலையங்கத்தில் அழுத்துவதன் மூலம் தெரிவுசெய்க.

2.        நாடாவில் முகப்பு தாவலுக்கு சென்று கலங்கள் குழுவில் வடிவமை என்ற குறிச்சொல்லில் அழுத்துக.

3.        தோன்றும் கிழ்நோக்கிய பட்டியலில் நெடுவரிசை அகலத்தை தானியங்கு பொருத்து என்பதனை அழுத்துக.

4.        ஒவ்வொரு நிரலிலும் நிரலில் உள்ள கலங்கள் கொண்டுள்ள தரவுகளில் மிகப்பெரிய நீளத்தை கொண்ட தரவின் அகலத்துக்கு நிரலின் அகலம் மாறும்.

தானியங்கு முறையில் நிரைகளின் உயரத்தை மாற்றல்

1.        உயரத்தை மாற்ற வேண்டிய நிரையின் தலையங்கத்தின் கிழ் கிடை விளிம்பின் மீது சுட்டிகுறியை நகர்த்தும்பொழுது அது தடித்த வெள்ளைநிற சக குறியீட்டிலிருந்து மெல்லிய கறுத்தநிற நிலைக்குத்தாக இரண்டுபக்கமும் அம்புக்குறியை கொண்ட சக குறியீட்டுக்கு மாறும்.

2.        அப்பொழுது இடதுபக்க சுட்டிப்போத்தானை அழுத்தியபடி விரும்பிய உயரம் வரும்வரை இழுத்துவந்து சுட்டிப்பொத்தானை விடுக.

3.        நாம் விரும்பிய உயரத்துக்கு நிரையின் உயரம் மாறும்.

எல்லா நிரைகளினதும் உயரத்தை மாற்றல்

1.        நிரல்களினதும் நிரைகளினதும் தலையங்கங்கள் ஆரம்பிக்கும் இடத்துக்கு அருகில் இடதுபக்கத்தில் உள்ள சதுர வெற்றுக் கலத்தில் அழுத்தக. விரிதாளிலுள்ள அனைத்துக்குக் கலங்களும் தெரிவுசெய்யப்படும்.

2.        எதாவது ஒரு நிரையின் தலையங்கத்தின் கிழ் கிடை விளிம்பின் மீது சுட்டிகுறியை நகர்த்தும்பொழுது அது தடித்த வெள்ளைநிற சக குறியீட்டிலிருந்து மெல்லிய கறுத்தநிற நிலைக்குத்தாக இரண்டுபக்கமும் அம்புக்குறியை கொண்ட சக குறியீட்டுக்கு மாறும்.

3.        அப்பொழுது இடதுபக்க சுட்டிப்போத்தானை அழுத்தியபடி விரும்பிய உயரம் வரும்வரை இழுத்துவந்து சுட்டிப்பொத்தானை விடுக.

4.        அனைத்து நிரைகளினதும் உயரம் நாம் விரும்பிய உயரத்துக்கு மாறும்.

நிரலொன்றை நகர்த்தல்

1.        நகர்த்தவேண்டிய நிரலை, நிரலின் தலையங்கத்தில் அழுத்துவதன் மூலம் தெரிவுசெய்க.

2.        நாடாவில் முகப்பு தாவலுக்கு சென்று இடதுபக்கத்திலுள்ள நகலகம் குழுவில் கத்திர்க்கோல் குறியீட்டையும் வெட்டு என்ற குறிச்சொல்லையும் கொண்ட வரைகலை குறியீட்டில் அழுத்துக.

3.        நிரலானது சுற்றிவர அசைவூட்டப்பட்ட தொடர்ச்சியற்ற கோடுகளால் தெரிவுசெய்யப்படும். நிரலானது நகர்த்தப்பட வேண்டிய இடத்துக்கு முன்னாலுள்ள நிரலின் தலையங்கத்தில் அழுத்துவதன் மூலம் தெரிவுசெய்க.

4.        நாடாவில் முகப்பு தாவலுக்கு சென்று கலங்கள் குழுவில் செருகு என்ற குறிச்சொல்லுக்கு வலப்பக்கத்தில் கிழ்நோக்கிய கறுத்த முக்கோண குறியீட்டில் அழுத்துக.

5.        தோன்றும் கிழ்நோக்கிய பட்டியலில் வெட்டப்பட்ட கலங்களை செருகு என்பதை அழுத்துக.

6.        வெட்டப்பட்ட நிரலானது தெரிவுசெய்யப்பட்ட நிரலுக்கு முன்னால் நகர்த்தப்படும்.

நிரையோன்றை நகர்த்தல்

1.        நகர்த்தவேண்டிய நிரையை நிரையின் தலையங்கத்தில் அழுத்துவதன் மூலம் தெரிவுசெய்க.

2.        நாடாவில் முகப்பு தாவலுக்கு சென்று இடதுபக்கத்திலுள்ள நகலகம் குழுவில் கத்திர்க்கோல் குறியீட்டையும் வெட்டு என்ற குறிச்சொல்லையும் கொண்ட வரைகலை குறியீட்டில் அழுத்துக.

3.        நிரையானது சுற்றிவர அசைவூட்டப்பட்ட தொடர்ச்சியற்ற கோடுகளால் தெரிவுசெய்யப்படும். நிரையை நகர்த்தப்பட வேண்டிய இடத்துக்கு மேலேயுள்ள நிரையின் தலையங்கத்தில் அழுத்துவதன் மூலம் தெரிவுசெய்க.

4.        நாடாவில் முகப்பு தாவலுக்கு சென்று கலங்கள் குழுவில் செருகு என்ற குறிச்சொல்லுக்கு வலப்பக்கத்தில் கிழ்நோக்கிய கறுத்த முக்கோண குறியீட்டில் அழுத்துக.

5.        தோன்றும் கிழ்நோக்கிய பட்டியலில் வெட்டப்பட்ட கலங்களை செருகு என்பதை அழுத்துக.

6.        வெட்டப்பட்ட நிரையானது தெரிவுசெய்யப்பட்ட நிரைக்கு கிழே நகர்த்தப்படும்.

நிரல்களை மறைத்தல்

1.        மறைக்கவேண்டிய நிரலை நிரலின் தலையங்கத்தில் அழுத்துவதன் மூலம் தெரிவுசெய்க.

2.        நாடாவில் முகப்பு தாவலுக்கு சென்று வலதுபக்கத்திலுள்ள கலங்கள் குழுவில் வடிவமை என்ற சொல்லுக்கு வலப்பக்கத்தில் உள்ள கிழ்நோக்கிய கறுத்த முக்கோண வரைகலை குறியீட்டில் அழுத்துக.

3.        கிழ்நோக்கிய பட்டியல் ஒன்று தோன்றும். அதில் தெரிதல் என்ற குழுவில் மறை மற்றும் வெளிப்படுத்து என்பதை தெரிவுசெய்க.

4.        பல தெரிவுகளை கொண்ட பட்டியல் ஒன்று தோன்றும். அதில் நெடுவரிசைகளை மறை என்பதை தெரிவுசெய்க.

5.        தெரிவுசெய்யப்பட்ட நிரல்கள் அனைத்தும் மறையும்.

மறைக்கப்பட்ட நிரல்களை தோன்றச்செய்தல்

1.        ஆங்கில எழுத்துக்களின் தொடர்ச்சியை ஆராய்வதன் மூலம் மறைக்கப்பட்ட நிரல்களை அடையாளம் கண்டு அதற்கு முன்பு உள்ள நிரலின் தலையங்கத்தில் அழுத்தியபடி சுட்டிப் போத்தானை விடாமல் இழுத்துவந்து அதற்கு பின்னுள்ள நிரலின் தலையங்கத்தில் விடுவதன்மூலம் நிரல்களை தெரிவுசெய்க.

2.        நாடாவில் முகப்பு தாவலுக்கு சென்று வலதுபக்கத்திலுள்ள கலங்கள் குழுவில் வடிவமை என்ற சொல்லுக்கு வலப்பக்கத்தில் உள்ள கிழ்நோக்கிய கறுத்த முக்கோண வரைகலை குறியீட்டில் அழுத்துக.

3.        கிழ்நோக்கிய பட்டியல் ஒன்று தோன்றும். அதில் தெரிதல் என்ற குழுவில் மறை மற்றும் வெளிப்படுத்து என்பதை தெரிவுசெய்க.

4.        பல தெரிவுகளை கொண்ட பட்டியல் ஒன்று தோன்றும். அதில் நெடுவரிசைகளை காண்பி என்பதை தெரிவுசெய்க.

5.        மறைக்கப்பட்டிருந்த நிரல்கள் அனைத்தும் தோன்றும்.

நிரைகளை மறைத்தல்

1.        மறைக்கவேண்டிய நிரையை நிரையின் தலையங்கத்தில் அழுத்துவதன் மூலம் தெரிவுசெய்க.

2.        நாடாவில் முகப்பு தாவலுக்கு சென்று வலதுபக்கத்திலுள்ள கலங்கள் குழுவில் வடிவமை என்ற சொல்லுக்கு வலப்பக்கத்தில் உள்ள கிழ்நோக்கிய கறுத்த முக்கோண வரைகலை குறியீட்டில் அழுத்துக.

3.        கிழ்நோக்கிய பட்டியல் ஒன்று தோன்றும். அதில் தெரிதல் என்ற குழுவில் மறை மற்றும் வெளிப்படுத்து என்பதை தெரிவுசெய்க.

4.        பல தெரிவுகளை கொண்ட பட்டியல் ஒன்று தோன்றும். அதில் வரிசைகளை மறை என்பதை தெரிவுசெய்க.

5.        தெரிவுசெய்யப்பட்ட நிரைகள் அனைத்தும் மறையும்.

மறைக்கப்பட்ட நிரைகளை தோன்றச்செய்தல்

1.        இலக்கங்களின் தொடர்ச்சியை ஆராய்வதன் மூலம் மறைக்கப்பட்ட நிரைகளை அடையாளம் கண்டு அதற்கு முன்பு உள்ள நிரையின் தலையங்கத்தில் அழுத்தியபடி சுட்டிப் போத்தானை விடாமல் இழுத்துவந்து அதற்கு பின்னுள்ள நிரையின் தலையங்கத்தில் விடுவதன்மூலம் நிரைகளை தெரிவுசெய்க.

2.        நாடாவில் முகப்பு தாவலுக்கு சென்று வலதுபக்கத்திலுள்ள கலங்கள் குழுவில் வடிவமை என்ற சொல்லுக்கு வலப்பக்கத்தில் உள்ள கிழ்நோக்கிய கறுத்த முக்கோண வரைகலை குறியீட்டில் அழுத்துக.

3.        கிழ்நோக்கிய பட்டியல் ஒன்று தோன்றும். அதில் தெரிதல் என்ற குழுவில் மறை மற்றும் வெளிப்படுத்து என்பதை தெரிவுசெய்க.

4.        பல தெரிவுகளை கொண்ட பட்டியல் ஒன்று தோன்றும். அதில் வரிசைகளை காண்பி என்பதை தெரிவுசெய்க.

5.        மறைக்கப்பட்டிருந்த நிரைகளும் அனைத்தும் தோன்றும்.

பெரிய கலத்தை பெறுவதற்காக கலங்களை இணைத்தல் (Merge Cells)

1.        இணைக்கப்படவேண்டிய முதல் கலத்தில் சுட்டிக்குறியை வைத்து பொத்தானை அழுத்தியபடி இறுதிக் கலம்வரை இழுத்துவருவதன் மூலம் அனைத்துக் கலங்களையும் தெரிவுசெய்க.

2.        நாடாவில் முகப்பு தாவலுக்கு சென்று இடதுபக்கத்திலுள்ள சீரமைப்பு குழுவில் கலங்களை இணைப்பதற்கான வரைகலைக் குறியீட்டில் அழுத்துக.

3.        தெரிவுசெய்யப்பட்டகலங்கள் அனைத்தும் ஒரே கலமாக இணைக்கப்பட்டிருக்கும்

அகல நிரைகளை பெறுவதற்காக கலங்களை இணைத்தல் (Merge Cells)

4.        இணைக்கப்படவேண்டிய முதல் கலத்தில் சுட்டிக்குறியை வைத்து பொத்தானை அழுத்தியபடி இறுதிக் கலம்வரை இழுத்துவருவதன் மூலம் அனைத்துக் கலங்களையும் தெரிவுசெய்க.

5.        நாடாவில் முகப்பு தாவலுக்கு சென்று இடதுபக்கத்திலுள்ள சீரமைப்பு குழுவில் கலங்களை இணைப்பதற்கான குறியீட்டுக்கு அருகிலுள்ள கிழ்நோக்கிய கறுத்த முக்கோணத்தில் அழுத்துக.

6.        கிழ்நோக்கிய பட்டியல் ஒன்று தோன்றும். அதில் குறுக்கே இணை என்பதை தெரிவுசெய்க.

7.        தெரிவுசெய்யப்பட்டகலங்கள் அனைத்தும் நிரை வழியாக இணைக்கப்பட்டிருக்கும்

இணைக்கப்பட்ட கலங்களை பிரித்தல்

1.        பிரிக்கப்படவேண்டிய சுட்டிக்குறியை பயன்படுத்தி தெரிவுசெய்க.

2.        நாடாவில் முகப்பு தாவலுக்கு சென்று இடதுபக்கத்திலுள்ள சீரமைப்பு குழுவில் கலங்களை இணைப்பதற்கான குறியீட்டுக்கு அருகிலுள்ள கிழ்நோக்கிய கறுத்த முக்கோணத்தில் அழுத்துக.

3.        கிழ்நோக்கிய பட்டியல் ஒன்று தோன்றும். அதில் கலங்களை பிரித்த்துவை என்பதை தெரிவுசெய்க.

4.        தெரிவுசெய்யப்பட்டகலம் எத்தனை கலங்களை கொண்டு இணைக்கப்பட்டதோ அத்தனை கலங்களாக பிரிக்கப்பட்டிருக்கும்

தொடரும்