எம். எஸ். அக்சஸ் 2013 (MS Access 2013) பகுதி 2

பொருட்களை உருவாக்குதல் (Create Objects)

1.     அட்டவணைகள்(Tables)

வழிமுறை I : தரவுத்தாள் தோற்ற முறையில் அட்டவணை உருவாக்கல்

இம்முறையில் அட்டவணை உருவாக்கப்படுவதோடு தரவுகளையும் உள்ளீடு செய்ய முடியும்.

1.      நாடாவில் (Ribbon) உருவாக்கு (Create) என்ற தாவலுக்கு (Tab) செல்க.

2.      அட்டவணைகள் (Tables) என்ற குழுவில் அட்டவணைக்குரிய குறியீட்டையும் (Table Notation) அதன்கிழே அட்டவணை (Table) என்ற குறிச்சொல்லையும் (Lable) கொண்ட வரைகலை குறியீட்டில் (Icon) அழுத்துக.

3.      அட்டவணையை உருவாக்குவதற்கான தரவுத்தாள் வடிவமைப்புத் தோற்றம் (Datasheet View) தோன்றும்.

                            i.        புதிதாக தோன்றியிருக்கும் புலன்கள் தாவலில் (Fields Tab) பண்புகள் (Properties) என்ற குழுவில் பெயர்(Name) & தலைப்பு (Caption) என்பதை தெரிவு செய்க.

                           ii.        தோன்றும் சொல்லாடல் பெட்டியில் முதலில் அட்டவணைக்கு முதன்மை சாவியாக (Primary Key) பயன்படுத்த வேண்டிய புலத்தின் பெயரினை (Field Name) மிகச் சுருக்கமாக பெயர்(Name) என்ற உரைப்பெட்டியில் உள்ளீடு செய்க. புலத்தின் விரிவான பெயரினை தலைப்பு (Caption) என்ற உரைப்பெட்டியில் உள்ளீடு செய்க. விரும்பின் மேற்படி புலம் சம்பந்தமான விளக்கத்தை விளக்கம் (Description) என்ற நிரலில் உள்ளீடு செய்க. பின்னர் சரி (OK) என்ற பொத்தானை அழுத்துக.

                         iii.        அதே தாவலில் வடிவமைப்பு (Formatting) என்ற குழுவுக்கு சென்று தரவு வகை (Data Type) என்ற சுட்டுக்குறியுடன் கூடிய இணைப்புப் பெட்டிக்கு அருகிலுள்ள கிழ்நோக்கிய மிகச்சிறிய கறுத்த முக்கோணத்தில் அழுத்துக

                          iv.       தோன்றும் கிழ்நோக்கியபட்டியலில் குறிப்பிட்ட புலத்தில் சேமிக்கப்படும் தரவின் வகையை தெரிவு செய்க.

                           v.        மேலும் புலத்துக்கு பொருத்தமான மேலதிக வடிவமைப்புக்களை புலன்கள் (FIelds) என்ற தாவலை பயன்படுத்தி செய்க.

4.      அட்டவணையின் ஏனைய புலன்களையும் அவற்றின் தரவுவகை, நிபந்தனைகள், கட்டுப்பாடுகள் மற்றும் வடிவமைப்புக்களையும் மேற்குறிப்பிட்ட படிமுறையை பயன்படுத்தி உள்ளீடு செய்க.

5.      சில மாதிரித் தரவுகளை உள்ளீடு செய்து அட்டவணையின் தரவுவகை, நிபந்தனைகள், கட்டுப்பாடுகள் மற்றும் வடிவமைப்புக்களை சரிபார்த்து சேமிக்குக.

6.      வரைவு அணுகல் கருவிப்பட்டியில் (Quick Acess Toolbar) சேமிப்பதற்கான வரைகலை குறியீட்டில் அழுத்துக. அட்டவணையை பெயர்சூட்டி செமிப்பதற்க்குரிய சொல்லாடல் பெட்டி தோன்றும். அட்டவணைக்குரிய பொருத்தமான பெயரினை சூட்டி சேமிக்க.

வழிமுறை II: வடிவமைப்பு  தோற்ற முறையில் அட்டவணை உருவாக்கல்

இம்முறையில் அட்டவணையை உருவாக்கலாம். அனால் தரவுகளையும் உள்ளீடு செய்ய முடியாது.

1.      நாடாவில் (Ribbon) உருவாக்கு (Create) என்ற தாவலுக்கு (Tab) செல்க.

2.      அட்டவணைகள் (Tables) என்ற குழுவில் அட்டவணை வடிவமைப்பு (Table Design) என்ற வரைகலை குறியீட்டில் (Icon) அழுத்துக. அட்டவணையை உருவாக்குவதற்கான வடிவமைப்புத் தோற்றம் (Design View) தோன்றும்.

3.      முதலில் அட்டவணைக்கு முதன்மை சாவியாக (Primary Key) பயன்படுத்த வேண்டிய புலத்தின் பெயரினை புலத்தின் பெயர் (Field Name)  என்ற நிரலில் பதிவுசெய்க. தொடர்ந்து இப் புலத்தின் சேமிக்கப்படும் தரவின் வகையை தரவு வகை (Data Type) என்ற நிரலில் பதிவு செய்க. விரும்பின் மேற்படி புலம் சம்பந்தமான விளக்கத்தை விளக்கம் (Description) என்ற நிரலில் பதிவு செய்க..

4.      புதிதாக தோன்றியிருக்கும் வடிவமைப்பு தாவலை (Design Tab) தெரிவுசெய்து தோன்று/மறை(Show/Hide) குழுவில் உள்ள பண்புத்தாள் (Property Sheet)  என்பதில் அழுத்தி பெறப்படும் பண்புத்தாளில் (Property Sheet) குறிப்பிட்ட புலம் சம்பந்தமான மேலதிக நிபந்தனைகள், கட்டுப்பாடுகள் மற்றும் வடிவமைப்புக்களை செய்க.

5.      அட்டவணையின் ஏனைய புலன்களையும் அவற்றின் தரவுவகை, நிபந்தனைகள், கட்டுப்பாடுகள் மற்றும் வடிவமைப்புக்களையும் உள்ளீடு செய்க.

6.      வரைவு அணுகல் கருவிப்பட்டியில் (Quick Acess Toolbar) சேமிப்பதற்கான வரைகலை குறியீட்டில் அழுத்துக. அட்டவணையை பெயர்சூட்டி செமிப்பதற்க்குரிய சொல்லாடல் பெட்டி தோன்றும். அட்டவணைக்குரிய பொருத்தமான பெயரினை சூட்டி சேமிக்க.

வழிமுறை III: வினவல் மொழித் தோற்ற முறையில் அட்டவணை உருவாக்கல்

இம்முறை தரவுத்தள வல்லுனர்களால் பயன்படுத்தப்படுகிறது. இம்முறையில் அட்டவணை உருவாக்கப்படுவதோடு தரவுகளையும் உள்ளீடு செய்ய முடியும்.

1.      நாடாவில் (Ribbon) உருவாக்கு (Create) என்ற தாவலுக்கு (Tab) செல்க.

2.      வினவல்கள் (Queries) என்ற குழுவில் வினவல் வடிவமைப்பு (Query Design) என்ற வரைகலை குறியீட்டில் (Icon) அழுத்துக. வினல்வல்களை உருவாக்குவதற்கான வடிவமைப்புத் தோற்ற சாளரமும் (Design View Window) அட்டவணைகளை தெரிவதற்கான அட்டவணைகளை காண்பி (show Table) என்ற சொல்லாடல் பெட்டியும் தோன்றும்.

3.      சொல்லாடல் பெட்டியை மூடுக.

4.      விசேடமாக தோன்றியிருக்கும் வடிவமைப்பு தாவலை (Design Tab) தெரிவுசெய்து அதில் இடதுபக்க மூலையில் முடிவுகள் (Results) என்ற குழுவில் தோற்றம் (View) குறிச்சொல்லுக்கு கிழே மிகச்சிறிய கிழ்நோக்கிய கறுத்த முக்கோணத்தில் அழுத்துக. தோன்றும் பட்டியலில் SQL View என்பதை தெரிவு செய்க. வினல்வல்களை உருவாக்குவதற்கான கட்டமைப்பு வினவல் மொழி தோற்ற சாளரமும் (SQL View Window ) தோன்றும்.

5.      பொருத்தமான செயலோளுங்கை கட்டமைப்பு வினவல் மொழி பதிவு செய்க. உதாரணமொன்று கிழே தரப்பட்டுள்ளது.

create table mytable

(myid number primary key,

myname short,

mysalary currency);

6.      மேற்படி தாவலில் இடதுபக்க மூலையில் முடிவுகள் (Results) என்ற குழுவில் ஆச்சரியக்குறியை (Exclamation Mark) வரைகலை குறியீடாகவும் அதன் கிழே செயற்படுத்து (Run) குறிச்சொல்லையும் கொண்ட குறியீட்டில் அழுத்துக.

7.      செயலோளுங்கில் பிழைகள் இல்லையாயின் அட்டவணை உருவாக்கப்படும்.

வினா:

MS Access ஐ பயன்படுத்திப் புதிய அட்டவணைகளை உருவாக்கப்படத்தக்க இரு முறைகளை எழுதுக? (PMA III 2006 (I) (2007))

அட்டவணையோன்றிற்கு முதன்மை சாவி (Primary Key) கொடுத்தல்

1.      தரவுத்தளத்தை திறந்து முதன்மைச் சாவி கொடுக்கப்படவேண்டிய அட்டவணையை வடிவமைப்பு தோற்றத்தில் திறக்க

2.      அட்டவணையில் முதன்மைச் சாவி கொடுக்கப்படவேண்டிய புலத்தை அல்லது புலங்களை தெரிவு செய்க.

3.      நாடாவில் புதிதாக தோன்றியிருக்கும் வடிவமைப்பு தாவலை (Design Tab) தெரிவு செய்க.

4.      இங்கு கருவிகள் குழுவில் இடப்பக்கத்தில் முதாவதாக திறப்பு வடிவ வரைகலை குறியீட்டின் கிழே முதன்மை சாவி என்ற சுட்டுக்குறியில் அழுத்த்டுக.

5.      தெரிவு செய்யப்பட்ட புலத்துக்கு அல்லது புலங்களுக்கு இடப்பக்கத்தில் திறப்பு குறியீடு தோன்றும். இதனைக் கொண்டு குறிப்பிட்ட புலம் அல்லது புலன்கள் முதன்மைச் சாவியாக தெரிவுசெய்யப்பட்டுள்ளதை உறுதிப்படுத்தலாம்.

அட்டவணையோன்றிற்கு மேற்கோளிடும் சாவி (Foreign Key) கொடுத்தல்

இது அட்டவணைகளுக்கிடையில்உறவுமுறையை (Relationship) ஏற்ப்படுத்தல் எனவும் அழைக்கப்படும். மேலும் இது (Referencial Integrity Constraints) எனவும் அழைக்கப்படும்.

1.      தரவுத்தளத்தை திறந்து தொடர்பு ஏற்படுத்த வேண்டிய அட்டவணைகளை திறக்குக.

2.      எந்த அட்டவணையின் புலத்தை (முதன்மை புலம்) எந்த அட்டவணையின் புலம் (சார்பு புலம்) மேற்கொளிடுகிறது என்பதை இனம்காண்க.

3.      முதன்மை புலம் தரவற்ற நிலை மற்றும் திரும்ப திரும்ப ஒரே தரவை கொண்டிருத்தல் போன்றவற்றை தவிர்பதற்காக முதன்மை சாவியை கொண்ட புலமாக இருத்தலை உறுதிப்படுத்துக.

4.      நாடாவில் புலங்கள் தாவலுக்கு சென்று திறந்திருக்கும் அட்டவணைகளில் சார்புப் புலம் முதன்மை புலத்தின் அதே தரவு வகை, நிபந்தனைகள் மற்றும் கட்டுப்பாடுகளை கொண்டிருப்பதை உறுதிப்படுத்துக.

5.      நாடாவில் தரவுத்தள கருவிகள் (Database Tools) என்ற தாவலை தெரிவுசெய்க. உறவுமுறைகள் (Relationships) என்ற குழுவில் . உறவுமுறைகள் (Relationships) என்பதை தெரிவுசெய்க.

6.      உறவுமுறைகள் என்ற தலையங்கத்துடன் அட்டவணைகளுக்கிடையில் உறவுமுறையை ஏற்படுத்துவதற்கான சாளரம் தோன்றும்.

7.      நாடாவில் புதிதாக தோன்றியிருக்கும் வடிவமைப்பு தாவலை தெரிவுசெய்து உறவுமுறைகள் (Relationships) என்ற குழுவில் அட்டவணையை போன்ற வரைகலை குறியீட்டின் கிழே அட்டவணையை காண்பி (Show Table) என்ற சுட்டுக்குறியில் அழுத்துக.

8.      தரவுத்தளம் கொண்டுள்ள அட்டவணைகள் அனைத்தையும் கொண்ட ஓர் சொல்லாடல் பெட்டி தோறும். அதிலிருந்து உறவுமுறையை ஏற்படுத்தவேண்டிய அட்டவணைகளை உறவுமுறையை ஏற்படுத்துவதற்கான சாளரத்தில் புகுத்துக.

9.      சார்புப்புலத்தை கொண்டுள்ள அட்டவணையிலிருந்து சார்பு புலத்தை இழுத்துவந்து முதன்மை புலத்தை கொண்டுள்ள அட்டவணையில் முதன்மைப்புலத்தின் மேல்விடுக.

10.   உறவுமுறையை திருத்தல்(Edit Relationship) என்ற தலையங்கத்துடன் சொல்லாடல் பெட்டியொன்று தோன்றும். மேலதிக நிபந்தனைகள் இருப்பின் அவற்றை பூர்த்திசெய்து உருவாக்கு (Create) என்ற பொத்தனை அழுத்துக.

11.   அட்டவணைகளுக்கிடையில் உறவுமுறை உருவாக்கப்பட்டதற்கான அறிகுறியாக ஒரு கோடு இரண்டு புலங்களையும் இணைத்திருக்கும்.

 தொடரும்