எம். எஸ். அக்சஸ் 2013 (MS Access 2013) பகுதி 5

புலத்தினை நிலையாக நிறுத்தல்

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் நிலையாக வைக்க வேண்டிய புலத்தை கொண்டுள்ள அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        நிலையாக வைக்க வேண்டிய புலத்தின் தலையங்கத்தில் இடஞ்சுட்டியை வைத்து சுட்டியின் இடப்பக்க பொத்தானை அழுத்துவதன் மூலம் தெரிவுசெய்க.

3.        நாடாவில் முகப்பு தாவலில் நிரைகள் (Records) குழுவில் உள்ள மேலும்(More) என்ற குறிச்சொல்லில் அழுத்துக. கிழ்நோக்கிய பட்டியல் ஒன்று தோன்றும்.

4.        பட்டியலில் புலங்களை நிலையாக வை(Freeze Feields) என்ற குறிச்சொல்லில் அழுத்துக. தெரிவுசெய்யப்பட்ட புலமானது இடம்நோக்கி நகர்த்தப்பட்டு முதலாவதாக நிலையான புலமாக வைக்கப்படும்.

5.        கிடையான உருள்பட்டியை வலம் இடமாக அசைக்கும் பொழுது ஏனைய புலங்கள் அங்கும் இங்கும் நகரும். முதலாவது புலம் மட்டும் நகராது.

நிலையான புலத்தினை மறுபடி அசைய வைத்தல்.

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் அசைய வைக்க வேண்டிய புலத்தை கொண்டுள்ள அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        நாடாவில் முகப்பு தாவலில் நிரைகள் (Records) குழுவில் உள்ள மேலும்(More) என்ற குறிச்சொல்லில் அழுத்துக. கிழ்நோக்கிய பட்டியல் ஒன்று தோன்றும்.

3.        பட்டியலில் நிலையான புலங்கள் அனைத்தையும் அசைய வை வை(Unfreeze All Feields) என்ற குறிச்சொல்லில் அழுத்துக.

4.        கிடையான உருள்பட்டியை வலம் இடமாக அசைக்கும் பொழுது இப்பொழுது அனைத்துப் புலன்களும் அங்கும் இங்கும் நகரும். இருப்பினும் நிலையாக இருந்த புலம் இப்பொழுதும் முதலாவதாகவே இருக்கும்.

அட்டவணையிலுள்ள தரவின் நிறத்தினை மாற்றல்

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் நிறத்தை மாற்ற தரவை கொண்டுள்ள அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        நாடாவில் முகப்பு தாவலில் எழுத்துரு வடிவமைப்பு (Text Formatting) குழுவில் உள்ள A என்ற ஆங்கில எழுத்தையும் அதன்கிழே நிறத்திலான தடித்த கிடைக்கோட்டையும் கொண்ட வரைகலைக் குறியீட்டுக்கு அருகேயுள்ள கிழ்நோக்கிய கறுத்த முக்கோணத்தில் அழுத்துக.

3.        கிழ்நோக்கிய நிறங்களின் பட்டியல் ஒன்று தோன்றும். விரும்பிய நிறத்தினை தெரிவுசெய்தவுடன் அட்டவணையில் உள்ள அனைத்துத் தரவுகளும் தெரிவுசெய்யப்பட்ட நிறத்துக்கு மாறும்.

அட்டவணைக்கு மாற்று நிறத்தினை வழங்கல்.

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் நிறத்தை மாற்ற வேண்டிய தரவை கொண்டுள்ள அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        நாடாவில் முகப்பு தாவலில் எழுத்துரு வடிவமைப்பு (Text Formatting) குழுவில் உள்ள மிகச்சிறிய அட்டவணையை குறியீடாககவும் அதன்கிழே வெண்ணிற மிகச் சிறிய செவ்வகத்தையும் கொண்ட வரைகலைக் குறியீட்டுக்கு அருகேயுள்ள கிழ்நோக்கிய கறுத்த முக்கோணத்தில் அழுத்துக.

3.        கிழ்நோக்கிய நிறங்களின் பட்டியல் ஒன்று தோன்றும். விரும்பிய நிறத்தினை தெரிவுசெய்தவுடன் அட்டவணையில் ஒன்றை விட்ட ஒரு நிரை தெரிவுசெய்யப்பட்ட நிறத்துக்கு மாறும்.

அட்டவணைக்கு கட்டவரிகள் அமைத்தல்.

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் கட்டவரிகளை அமைக்க அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        நாடாவில் முகப்பு தாவலில் எழுத்துரு வடிவமைப்பு (Text Formatting) குழுவில் உள்ள மிகச்சிறிய சதுரத்தின் வலப்பக்கமாக கிழேயுள்ள முக்கோண வரைகலைக் குறியீட்டில் அழுத்துக.

3.        கிழ்நோக்கி நான்கு வகையான கட்டவரிகளை கொண்ட பட்டியல் ஒன்று தோன்றும். விரும்பிய வகையை தெரிவுசெய்க.

F  கட்டவரிகள் இரண்டும்(Gridelines:Both): அட்டவணையில் நிலைக்குத்தாகவும் கிடையாகவும் கோடுகளை தோற்றுவிக்கும்.

F  கட்டவரிகள் கிடை (Gridelines:Horizontal): அட்டவணையில் கிடையாக மட்டும் கோடுகளை தோற்றுவிக்கும். அதே நேரம் நிலைக்குத்தாக இருந்தால் அதனை நீக்கும்.

F  கட்டவரிகள் நிலைக்குத்து (Gridelines:Vertical): அட்டவணையில் நிலைக்குத்தாக மட்டும் கோடுகளை தோற்றுவிக்கும். அதே நேரம் கிடையாக இருந்தால் அதனை நீக்கும்.

F  கட்டவரிகள் நீக்கு (Gridelines:None): அட்டவணையில் நிலைக்குத்தாகவும் கிடையாகவும் கோடுகள் இருந்தால் அவற்றை நீக்கும்.

4.        விரும்பிய வகையை தெரிவுசெய்தவுடன் அட்டவணையில் வகை கட்டவரிகள் தோன்றும்.

தரவினை வரிசைப்படுத்தல்

F  அட்டவணை கொண்டுள்ள தரவினை குறிப்பிட்ட புலம் தொடர்பாக ஏறுவரியையிலோ அல்லது இறங்கு வரிசையிலோ மாற்றியமைக்கலாம்.

o    ஏறுவரிசை:

§   இலக்கம்:சிறிய இலக்கத்திலிருந்து பெரிய இலக்கத்திற்கு ஒழுங்குபடுத்தல்.

§   எழுத்து:ஆரம்ப எழுத்திலிருந்து இறுதி எழுத்துக்கு ஒழுங்குபடுத்தல்.

o    இறங்குவரிசை

§   இலக்கம்: பெரிய இலக்கத்திலிருந்து சிறிய இலக்கத்திற்கு ஒழுங்குபடுத்தல்.

§   எழுத்து: இறுதி எழுத்திலிருந்து ஆரம்ப எழுத்துக்கு ஒழுங்குபடுத்தல்.

F  இயல்புநிலையில் முதன்மைசாவியைக் கொண்டுள்ள புலம் சார்பாக அட்டவணை ஏறுவரிசைப் படுத்தப்பட்டிருக்கும்.

F  தரவோன்றை தேடுவதற்கு புலம் வரிசைப்படுத்தப்பட்டிருந்தால் இலகுவாக தேடலாம்.

அட்டவணையோன்றை குறிப்பிட்ட புலம் சார்பாக ஏறுவரிசைப்படுத்தல்

1.          வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் வரிசைப்படுத்த வேண்டிய அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.          ஏறுவரியைப்படுத்த வேண்டிய புலத்தின் தலையங்கத்தில் அழுத்துவதன் மூலம் புலத்தை தெரிவுசெய்க.

3.          நாடாவில் முகப்பு தாவலில் ஏறுவரிசை (Ascending) என்பதற்கான வரைகலை குறியீட்டை தொடர்ந்து வரும்  குறிச்சொல்லில் அழுத்துக.

4.          தெரிவுசெய்யப்பட்ட புலம் சார்பாக அட்டவணை ஏறுவரிசையில் ஒழுங்குபடுத்தப்படும்.

5.          அட்டவணையை விரைவு அணுகல் பட்டியிலுள்ள சேமி பொத்தானை அழுத்துவதன் மூலம் சேமித்து வரிசைப்படுத்தலை நிரந்தரமாக்கலாம்.

குறிப்பு:

வரியைபடுத்திய பின்பு அட்டவணை சேமிக்கப்பட்டால் மீண்டும் ஒருதரம் வரிசைப்படுத்தும்வரை இது நிரந்தரமாக இருக்கும். இந்த வரிசைப்படுத்தலை பழைய நிலைக்கு கொண்டுவர வரிசைப்படுத்தலை நீக்கு (Remove Sort) என்ற கட்டளையை பயன்படுத்த வேண்டும்.

அட்டவணையோன்றை வரிசைப்படுத்தலில் இருந்து நீக்கல்

1.          வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் வரிசைப்படுத்தலை நீக்க வேண்டிய அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.          நாடாவில் முகப்பு தாவலில் வரிசைப்படுத்தலை நீக்கு (Remove Sort) என்பதற்கான வரைகலை குறியீட்டை தொடர்ந்து வரும்  குறிச்சொல்லில் அழுத்துக.

3.          தெரிவுசெய்யப்பட்ட அட்டவணை தரவு உள்ளீடு செய்யும் பொழுது புலங்கள் கொண்டிருந்த வரிசைக்கு மீண்டும் ஒழுங்குபடுத்தப்படும்.

நிரைகளை வடிகட்டல் (Filtering Records)

F  குறிப்பிட்ட நிபந்தனைகளுக்கு அமைய பார்க்க விரும்பும் தரவுகளை மட்டும் அட்டவணையில் தோன்றச்செய்யும்.

F  குறிப்பிட்ட நிபந்தனைகளுக்கு அமைய தேவையற்ற தரவுகளை தற்காலிகமாக மறைக்கும்.

சாதரணமாக நிரைகளை வடிகட்டல்.(Simple Record Filter)

1.          வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் வடிகட்டவேண்டிய தரவினை கொண்ட அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.          வடிகட்டவேண்டிய தரவினை கொண்ட புலத்தின் தலையங்கத்துக்கு அருகே சிறிய கறுத்த முக்கோண வடிவ குறி மற்றும் மேல்நோக்கிய அம்புக்குறியையும் கொண்ட வரைகலை குறியீட்டில் அழுத்துக.

3.          தோன்றும் கிழ்நோக்கிய பட்டியலில் எல்லாவற்றையும் தெரிவுசெய் (Select All) என்பதற்கு அருகேயுள்ள தேர்வுப்பெட்டியில் உள்ள சரி (ü) சின்னத்தை நீக்குக.

4.          தேவையான தரவுகளுக்கு முன்னாலுள்ள தேர்வுப்பெட்டியில் உள்ள சரி (ü) சின்னத்தை இட்டு சரி (OK) பொத்தானை அழுத்துக.

5.          தெரிவுசெய்யப்பட்ட தரவுகளை கொண்ட நிரைகள் மட்டும் அட்டவணையில் தோன்றும். ஏனையவை தற்காலிகமாக மறைக்கப்பட்டிருக்கும்.

குறிப்பு:

மீண்டும் இதேமுறையில் கிழ்நோக்கிய பட்டியலில் எல்லாவற்றையும் தெரிவுசெய் (Select All) என்பதற்கு அருகேயுள்ள தேர்வுப்பெட்டியில் உள்ள சரி (ü) சின்னத்தை இட்டு சரி (OK) பொத்தானை அழுத்தினால் அனைத்து நிரைகளும் தோன்றும்.

தேர்விலிருந்து நிரைகளை வடிகட்டல் (Create a filter from a selection)

F  அட்டவணையுள்ள ஒரு குறிப்பிட்ட தரவு தொடர்பாக நிரைகளை வடிகட்டல் ஆகும்

F  தரவு தொடர்பாக பின்வரும் நிபந்தனைகள் பயன்படுத்தப்படலாம்.

o    மேலதிக நேரக் கொடுப்பனவு உள்ளவர்கள்(சமனான) (Equal to “Over Time”): மேலதிக நேரக் கொடுப்பனவுக்கு உரித்துடையவர்கள் மட்டும் வடிகட்டப்பட்டு அட்டவணையில் தோன்றும்.

o    திருமணமாகாதவர்கள்(சமனற்ற) (Does not equal to “Married”): திருமணமாகதவர்கள் மட்டும் வடிகட்டப்பட்டு அட்டவணையில் தோன்றும்.

o    கலைச்செல்வன் என்ற பெயரை கொண்டுள்ள (Contains “Kalaichelvan”): கலைச்செல்வன் என்பவர் சம்பந்தமான நிரைகள் மட்டும் வடிகட்டப்பட்டு அட்டவணையில் தோன்றும்.

o    கச்சேரி தவிர்ந்த ஏனையவர்களுக்கு கொடுப்பனவு (Does not contains “Kachcheri”): கச்சேரி தவிந்த ஏனைய திணைக்களங்கள் சம்பந்தமான நிரைகள் மட்டும் வடிகட்டப்பட்டு அட்டவணையில் தோன்றும்.

o    2006 இல் இருந்து 2015 இக்கு இடையில் (between): 2006 இல் இருந்து 2015 இக்கு இடையில் சம்பந்தப்பட்ட நிரைகள் மட்டும் வடிகட்டப்பட்டு அட்டவணையில் தோன்றும்.

குறிப்பு:

அட்டவணையில் பயன்படுத்தப்படும் இலக்கம், நேரம், திகதி, பனுவல் போன்ற தரவு வகைகளுக்கு ஏற்ப நிபந்தனைகள் மாறுபடும்.

அட்டவணையோன்றில் 2006 இல் இருந்து 2014 இக்கு இடையில் நடைபெற்ற அபிவிருத்தி திட்டங்கள் தொடர்பான தரவுகளை பார்வையிடல்

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் வடிகட்டவேண்டிய தரவினை கொண்ட அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        அட்டவணையில் ஆண்டு என்ற புலத்தினை தெரிவுசெய்க.

3.        நாடாவில் முகப்பு தாவலில் வரிசைப்படுத்தல் & வடிகட்டல் குழுவில் தேர்வு (Selection) என்ற குறிச்சொல்லுக்கு அருகே சிறிய கறுத்த முக்கோண வடிவ சின்னத்தில் அழுத்தி தோன்றும் கிழ்நோக்கிய பட்டியலில் “இடையில் (Between)” என்பதை அழுத்துக.

6.          சிறிய மற்றும் பெரிய இலக்கங்களை உள்ளீடு செய்வதற்கான சொல்லாடல் பெட்டி தோன்றும். அவற்றில் முறையே 2006 மற்றும் 2014 என்பவற்றை இட்டு சரி (OK) பொத்தானை அழுத்துக.

7.          தெரிவுசெய்யப்பட்ட ஆண்டுகளுக்கு இடைப்பட்ட தரவுகளை கொண்ட நிரைகள் மட்டும் அட்டவணையில் தோன்றும். ஏனையவை தற்காலிகமாக மறைக்கப்பட்டிருக்கும்.

வடிகட்டலை நீக்கல் (Remove Filter)

வடிகட்டியை மாற்றல்(Toggle Filter) முறை

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் வடிகட்டியை நீக்க வேண்டிய அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        நாடாவில் முகப்பு தாவலில் வரிசைப்படுத்தல் & வடிகட்டல் குழுவில் தேர்வு (Selection) வடிகட்டியை மாற்றல் (Toggle Filter)  என்ற குறிச்சொல்லில் அழுத்தினால் அனைத்து நிரைகளும் தோன்றும்.

ஏற்கனவே உருவாக்கப்பட்ட அட்டவணைக்கு புலம் ஒன்றினை இணைத்தல்.

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் புதிய புலத்தை இணைக்க வேண்டிய அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        புலங்களின் தலையங்கங்களை தொடர்ந்து வலப்பக்கமாக “இணைப்பதற்கு அழுத்துக (Click to Add) என்ற குறிச்சொல்லில் அழுத்துக.

3.        புலத்துக்கு கொடுக்கக்கூடிய தரவு வகைகளை கொண்ட பட்டியலொன்று கிழ்நோக்கி தோன்றும். அதில் இணைக்க விரும்பும் புலத்துக்கு பொருத்தமான தரவு வகையை தெரிவுசெய்து அழுத்துக.

4.        இப்பொழுது அப்புலத்துக்கு பொருத்தமான தலையங்கத்தை பதிவுசெய்க. மேலும் பொருத்தமான தரவினையும் உள்ளீடு செய்யலாம்.

அட்டவணை ஒன்றில் ஏற்கனவே உருவாக்கப்பட்ட புலம் ஒன்றினை இடம்மாற்றல்.

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் இடம்மாற்ற வேண்டிய புலத்தை கொண்டுள்ள அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        இடமாற்றபுலத்தின் தலையங்கத்தை தெரிவுசெய்து முன்னுக்கோ பின்னுக்கோ இழுத்து வரும்போது எந்த புலத்துக்கு அடுத்ததாக இப் புலம் அமைய வேண்டுமோ அப்புலத்தின் வலப்பக்க ஓரமாக ஓர் தடித்த கருத்த கோடு தோன்றும்வரை புலத்தை அசைத்து தோன்றியவுடன் புலத்தை விடுக.

3.        குறித்த இடத்தில் இடமாற்ற வேண்டிய புலமானது நகர்ந்திருக்கும்.

அட்டவணை ஒன்றில் ஏற்கனவே உருவாக்கப்பட்ட புலம் ஒன்றின் தரவுவகையை மாற்றல்.

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் தரவுவகையை மாற்ற வேண்டிய புலத்தை கொண்டுள்ள அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        திறந்துள்ள அட்டவணையில் தரவுவகையை மாற்ற வேண்டிய புலத்தினை தெரிவுசெய்க. புலமானது ஏற்கனவே தரவுகளை கொண்டிருந்தால் புதிய தரவுவகையுடன் பொருந்தும் தரவா என உறுதிப்படுத்துக.

குறிப்பு:

பொருத்தமற்ற தரவு வகையை புலம் கொண்டிருந்தால் பொருத்தமற்ற அனத்துத்தரவுகளும் புலத்திலிருந்து நீக்கப்படும். உதாரணமாக உத்தியோகத்தர்களின் பெயரினை கொண்ட புலத்தின் தரவுவகையை இலக்கத்துக்கு மற்றும் பொழுத அனைத்து பெயர்களும் புலத்திலிருந்து நீக்கப்படும்.

3.        நாடாவில் புலங்கள் தாவலில் வடிவமைப்பு (Formatting) குழுவில் தரவுவகை என்ற குறிச்சொல்லை தொடர்ந்து வரும் இணைப்பு பெட்டியில் புலத்தின் தரவு வகையை இலக்கம் (Number) என மாற்றவும்.

4.        பொருத்தமற்ற தரவு வகையை புலம் கொண்டிருந்தால் எச்சரிக்கை சொல்லாடல் பெட்டியொன்று தோன்றும். பெட்டியிலுள்ள தகவலுக்கு ஏற்ப தகவல்கள் தேவையில்லையாயின் சரி (OK) என்ற பொத்தானையும் தேவையாயின் இல்லை (No) என்ற பொத்தானையும் அழுத்துக.

புலமொன்றின் உள்ளீடு செய்யக்கூடிய தரவின் அளவை மாற்றல்.

தரவின் அளவு என்னும்பொழுது எழுத்துக்கள், இலக்கங்கள், குறியீடுகள் போன்றவற்றில் பயன்படுத்தத்தக்க எழுத்துக்களின் எண்ணிக்கையை குறிக்கும்.

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் புலத்தின் அளவை (Field Size) மாற்ற வேண்டிய புலத்தை கொண்டுள்ள அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        நாடாவில் புலங்கள் தாவலில் உள்ள பண்புகள் (Properties) குழுவில் புலத்தின் அளவு (Field Size) என்ற குறிச்சொல்லை தொடர்ந்து வரும் உரைப்பெட்டியில் புலத்தின் அளவை விரும்பியவாறு மாற்றவும்.

3.        புலமானது தரவை கொண்டிருக்கும் பொழுது, ஏற்கனவே உள்ள அளவை விட புலத்தின் அளவை குறைத்தால் எச்சரிக்கை சொல்லாடல் பெட்டியொன்று தோன்றும். பெட்டியிலுள்ள தகவலுக்கு ஏற்ப தகவல்கள் தேவையில்லையாயின் சரி (OK) என்ற பொத்தானையும் தேவையாயின் இல்லை (No) என்ற பொத்தானையும் அழுத்துக.

தொடரும்

எம். எஸ். அக்சஸ் 2013 (MS Access 2013) பகுதி 4

அட்டவணைகளில் தரவுகளை கையாளல்.

அட்டவணையில் நேரடியாக தரவுகளை உள்ளீடு செய்தல்

அட்டவணைகளை தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறந்து மூன்று வழிகளில் தரவுனை நேரடியாக உள்ளீடு செய்யலாம்.

F  தரவுனை நேரடியாக உள்ளீடு செய்தல்

F  நிரை வழிகாட்டிப் பட்டி (Record Navigation Bar) முறை

F  முகப்பு தவலில் புதிய(New) பொத்தானை பயன்படுத்தல்

தரவுனை நேரடியாக உள்ளீடு செய்தல்

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் தரவு உள்ளீடு செய்யவேண்டிய அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        தரவு உள்ளீடு செய்யவேண்டிய புலத்தினை தெரிவுசெய்து உள்ளீடு செய்யவேண்டிய கலத்தினை தெரிந்து பின்வருவனவற்றில் ஏதாவது ஒருமுறையில் தரவினை உள்ளீடு செய்க.

               i.      அட்டவணையானது ஏற்கனவே தரவினை கொண்டிருப்பின் உள்ளீடு செய்யப்படும் தரவு ஏற்கனவே உள்ள தரவு வகையை சார்ந்ததா என்பதை உறுதிசெய்து உள்ளீடு செய்க.

              ii.      முதல் முறையாக உள்ளீடு செய்யப்படும் தரவாயின் நாடாவின் புலங்கள் தாவலில் வடிவமைப்பு (Formatting) குழுவில் தரவுவகை என்ற குறிச்சொல்லை தொடர்ந்து வரும் இணைப்பு பெட்டியானது புலத்தின் தரவு வகையை காண்பிக்கும். உள்ளீடு செய்யப்படும் தரவு இத் தரவு வகையை சார்ந்ததா என்பதை உறுதிசெய்து உள்ளீடு செய்க.

3.        ஒரு நிரையிலுள்ள அனைத்து கலங்களுக்கும் தரவு உள்ளீடு செய்தபின் உள்வழிச் சாவியை அழுத்தி இரண்டாவது நிரையை பதிவுசெய்க.

நிரை வழிகாட்டிப் பட்டி (Record Navigation Bar) முறை மூலம் தரவினை உள்ளீடு செய்தல்

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் தரவு உள்ளீடு செய்யவேண்டிய அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        திரையின் கிழ் நிலமைப்பட்டிக்கு மேல் பகுதியில் வழிகாட்டி பலகத்தின் (“Navigation Pane”)  தொடர்ந்து வலப்பக்கமாக அமைந்துள்ள நிரை வழிகாட்டிப் பட்டியில் (Record Navigation Bar) வலப்பக்கம் நோக்கிய கறுத்த முக்கோணமும் அதனை தொடர்ந்து மஞ்சள் நிற நட்சத்திர குறியீடை கொண்ட வரைகலை குறியீட்டில் அழுத்துக.

3.        உடனடியாக அட்டவணையில் இறுதி நிரைக்கு அடுத்தபடியாக புதிய நிரையை உருவாகக்கூடியவாறு முதலாவது நிரலில் புதிய நிரையின் தொடக்கத்தில் இடஞ்சுட்டி(Cursor) இருக்கும். ஒரு நிரையிலுள்ள அனைத்து கலங்களுக்கும் தரவு உள்ளீடு செய்தபின் உள்வழிச் சாவியை அழுத்தி இரண்டாவது நிரையை பதிவுசெய்க.

முகப்பு தவலில் புதிய(New) பொத்தானை பயன்படுத்தி தரவினை உள்ளீடு செய்தல்

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் தரவு உள்ளீடு செய்யவேண்டிய அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        நாடாவில் முகப்பு தாவலில் நிரைகள் (Records) குழுவில் உள்ள புதிய(New)  என்ற குறிச்சொல்லை கொண்ட  வரைகலை குறியீட்டில் அழுத்துக.

3.        உடனடியாக அட்டவணையில் இறுதி நிரைக்கு அடுத்தபடியாக புதிய நிரையை உருவாகக்கூடியவாறு முதலாவது நிரலில் புதிய நிரையின் தொடக்கத்தில் இடஞ்சுட்டி(Cursor) இருக்கும். ஒரு நிரையிலுள்ள அனைத்து கலங்களுக்கும் தரவு உள்ளீடு செய்தபின் உள்வழிச் சாவியை அழுத்தி இரண்டாவது நிரையை பதிவுசெய்க.

ஓர் அட்டவணையில் புலம் ஒன்றிற்கு இயல்புநிலைத் பெறுமதியை (Default Value) அமைத்தல்.

ஓர் அட்டவணையில் உள்ள புலத்திற்கு குறிப்பிட்ட தரவுப்பெறுமதி திரும்ப திரும்ப உள்ளீடு செயப்படலாம். அவ்வாறு உள்ளீடு செய்யப்படும் பெறுமதியை தானியங்கு முறையில் உள்ளீடு செய்யவேண்டிய தரவை பொருட்படுத்தாது புலத்தினுள் உள்ளீடு செய்யும்படி புலத்தினை அமைத்தல் இயல்புநிலைத் பெறுமதியை (Default Value) அமைத்தல் எனப்படும். இன்நிலையில் புதிய தரவோன்றினை உள்ளீடு செய்வதற்காக புதிய நிரையை உருவாக்கும் பொது குறிப்பிட்ட புலத்தில் தானாகவே இயல்புநிலைப் பெறுமதி உள்ளீடாகியிருக்கும். உள்ளீடு செய்யப்படும் தரவனது இயல்புநிலைப் பெறுமதியிலிருந்து வேறுபடின் இயல்புநிலைத் பெறுமதியை மாற்ற முடியும்.

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் இயல்புநிலைத் பெறுமதியை (Default Value) உருவாக்க  வேண்டிய புலத்தைக் கொண்ட அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        இயல்புநிலைத் தரவுப்பெறுமதி அமைக்க வேண்டிய புலத்தினை தெரிவுசெய்க.

3.        நாடாவில் புலங்கள் தாவலில் உள்ள பண்புகள் (Properties) குழுவில் “இயல்புநிலப் பெறுமதி (Default Value)” என்ற குறிச்சொல்லுக்கு முன்னால் உள்ள தேர்வுப்பெட்டியில் சரி (ü) அடையாளத்தை இடுக.

4.        புதிய தரவோன்றினை உள்ளீடு செய்வதற்காக புதிய நிரையை உருவாக்கும் பொது குறிப்பிட்ட புலத்தில் தானாகவே இயல்புநிலைப் பெறுமதி உள்ளீடாகியிருக்கும்.

தரவோன்றினை இன்னோர் தரவினால் பதிலீடு (Replace) செய்தல்

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் பதிலீடு செய்யவேண்டிய தரவினை கொண்டுள்ள புலத்தைக் கொண்ட அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        நாடாவில் முகப்பு தாவலில் கண்டுபிடி குழுவில் பதிலீடு (Replace) என்ற குறிச்சொல்லை கொண்ட வரைகலை குறியீட்டில் அழுத்துக.

3.        கண்டுபிடித்து பதிலிடு என்ற தலையங்கத்துடன் சொல்லாடல் பெட்டியொன்று தோன்றும். அதில் பின்வருவனவற்றை பதிவுசெய்க.

                         i.      எதை தேடுவது(Find What) என்ற குறிச்சொல்லை தொடர்ந்து வரும் உரைப்பெட்டியில் தேடவேண்டிய சொல்லை பதிவு செய்க.

                       ii.      எதனால் பதிலிடுவது (Replace with) என்ற குறிச்சொல்லை தொடர்ந்து வரும் உரைப்பெட்டியில் பதிலிடப்பட வேண்டிய சொல்லை பதிவு செய்க

                      iii.      இங்கே பார் (Look in) என்ற குறிச்சொல்லை தொடர்ந்து வரும் இணைப்புப்பெட்டியின் வலப்பக்கத்தில் கிழ்நோக்கிய அம்புக்குறியில் அழுத்துக. தோன்றும் பட்டியலில் பொருத்தமான ஒன்றை தெரிவு செய்க.

F  தற்பொழுதுள்ள புலம் (Current Field): தற்பொழுது தெரிவுசெய்யப்பட்டுள்ள புலத்தில் தேடும்.

F  தற்பொழுதுள்ள ஆவணம்(Current Document) தற்பொழுது தெரிவுசெய்யப்பட்டுள்ள அட்டவணையில் தேடும்.

                      iv.      பொருந்து(Match) என்ற குறிச்சொல்லை தொடர்ந்து வரும் இணைப்புப்பெட்டியின் வலப்பக்கத்தில் கிழ்நோக்கிய அம்புக்குறியில் அழுத்துக. தோன்றும் பட்டியலில் பொருத்தமான ஒன்றை தெரிவு செய்க.

F  புலத்திலுள்ள தரவின் எதாவது பகுதி(Any Part of Field): புலத்திலுள்ள தரவின் எதாவது பகுதி (முன், பின் மற்றும் இடையில்) தரப்பட்டுள்ள சொல்லுடன் பொருந்துமாறு தேடும்.

F  புலத்திலுள்ள தரவின் முழுப் பகுதி(Whole Field): புலத்திலுள்ள தரவின் முழுப் பகுதியும் சரியாக பொருந்துமாறு தேடும்.

F  புலத்திலுள்ள தரவின் முதல் பகுதி(Start of Field): புலத்திலுள்ள தரவின் முதல் பகுதியுடன் மட்டும் சரியாக பொருந்துமாறு தேடும்.

                        v.      தேடு(Search) என்ற குறிச்சொல்லை தொடர்ந்து வரும் இணைப்புப்பெட்டியின் வலப்பக்கத்தில் கிழ்நோக்கிய அம்புக்குறியில் அழுத்துக. தோன்றும் பட்டியலில் பொருத்தமான ஒன்றை தெரிவு செய்க.

F  மேல்நோக்கி(Up):தெரிவு செய்யப்பட்டுள்ள தரவிலிருந்து மேல்நோக்கி தேடும்.

F  கிழ்நோக்கி(Dowm):தெரிவு செய்யப்பட்டுள்ள தரவிலிருந்து கிழ்நோக்கி தேடும்.

F  எல்லாம்(All): அட்டவணை அல்லது புலம் என முழுப்பகுதியிலும் தேடும்.

                      vi.      தேடப்படும் சொல்லானது சரியாக பேரேலுத்து மற்றும் சிற்றேலுத்து என்பன பொருந்துமாறு தேடுவதற்கு Match Case என்ற குறிச்சொல்லுக்கு முன்னாலுள்ள தேர்வுப்பெட்டியில் சரி (ü) அடையாளத்தை இடுக.

                     vii.      தேடப்படும் தரவானது கொடுக்கப்பட்டுள்ள சொல்லுடன் சரியாக பேரேலுத்து மற்றும் சிற்றேலுத்து என்பன பொருந்துமாறு தேடுவதற்கு Match Case என்ற குறிச்சொல்லுக்கு முன்னாலுள்ள தேர்வுப்பெட்டியில் சரி (ü) அடையாளத்தை இடுக.

                   viii.      தேடப்படும் தரவானது கொடுக்கப்பட்டுள்ள சொல்லின் நிபந்தனைகளுடன் சரியாக பொருந்துமாறு தேடுவதற்கு Search Field As Formatted என்ற குறிச்சொல்லுக்கு முன்னாலுள்ள தேர்வுப்பெட்டியில் சரி (ü) அடையாளத்தை இடுக.

4.        அடுத்ததை தேடு (Find Next) என்ற பொத்தானை அழுத்துக. குறிப்பிட்ட சொல் மேலே குறிப்பிட்ட நிபந்தனைகளுக்கு அமைய அட்டவணையில் இருந்தால் அச்சொல் முன்னிறுத்தி காட்டப்படும்.

5.        பதிலிடப்படவேண்டிய சொல்தான என்பதை உறுதிப்படுத்தி பதிலிடு (Replace) என்ற பொத்தனை அழுத்துக. குறிப்பிட்ட தரவானது புதிய தரவால் பதிலிடப்படும்.

6.        இதனை மீண்டும் மீண்டும் செய்து தேவையான அனைத்து தரவுகளையும் பதிலிடலாம்.

குறிப்பு:

திரும்ப திரும்ப பதிலிடுவதற்கு எல்லாவற்றையும் பதிலிடு (Replace All) என்ற பொத்தானை பயன்படுத்த முடியும்.இருப்பினும் இதனை தவிர்ப்பது நல்லது. ஏனெனில் அது தேவையற்ற தரவுகளையும் பதிலீடு செய்துவிடும்.

அட்டவணையோன்றிலிருந்து குறிப்பிட்ட நிரையை நீக்கல்.

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் நீக்க வேண்டிய நிரையினை கொண்டுள்ள அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        அட்டவணையில் நீக்க வேண்டிய நிரையை தெரிவுசெய்ய முதலாவது புலத்துக்கு அருகே இடப்பக்த்தில் சாம்பல்நிறப் பெட்டியில் அழுத்துக. நிரை முழுவதுமாக தெரிவுசெய்யப்படும்.

3.        நாடாவில் முகப்பு தாவலில் நிரைகள் (Records) குழுவில் நீக்கு (Delete) என்ற குறிச்சொல்லை கொண்ட வரைகலை குறியீட்டில் அழுத்துக.

4.        தெரிவுசெய்யப்பட்ட நிரையில் தரவுகள் நீக்கப்படுவதுடன் தரவை நீக்கினால் மீண்டும் திரும்பப்பெற முடியாது என்ற எச்சரிக்கை செய்தியை கொண்ட சொல்லாடல் பெட்டியொன்று தோன்றும். சரி (Yes) என்ற பொத்தானை அழுத்தினால் நிரை முற்றிலுமாக நீக்கப்படும்.

குறிப்பு:

அடுத்துள்ள பல நிரைகளை நீக்குவதற்கு முதல் நிரைக்கு முன்னால் உள்ள சாம்பல்நிறப் பெட்டியை தெரிவுசெய்து இறுதி நிரைவரை இழுப்பதன்மூலம் எல்லநிரைகளையும் தெரிவுசெய்து நீக்கலாம்.

புலத்தின் அகலத்தை மாற்றியமைத்தல்

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் அகலத்தை மாற்றி அமைக்க வேண்டிய புலத்தை  கொண்டுள்ள அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        எந்த புலத்தின் அகலத்தை மாற்றியமைக்க வேண்டுமோ அப்புலத்தின் தலையங்கத்தின் வலப்பக்க விளிம்புக்கு இடஞ்சுட்டியை கொண்டுசெல்ல அது சக (+) அடையாளமாக மாறும். அப்பொழுது சுட்டியின் இடது பொத்தானை அழுத்தியபடி அகலத்தை கூட்டவோ குறைக்கவோ செய்யலாம்.

நிரைகளின் அகலத்தை மாற்றியமைத்தல்

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் அகலத்தை மாற்றி அமைக்க வேண்டிய நிரைகளை  கொண்டுள்ள அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        ஓர் நிரையின் முதலாவது புலத்துக்கு அருகே இடப்பக்த்தில் சாம்பல்நிறப் பெட்டியின் விளிம்புக்கு இடஞ்சுட்டியை கொண்டுசெல்ல அது சக (+) அடையாளமாக மாறும். அப்பொழுது சுட்டியின் இடது பொத்தானை அழுத்தியபடி அகலத்தை கூட்டவோ குறைக்கவோ செய்யலாம்.

அட்டவணையோன்றில் புலத்தினை மறைத்தல்

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் மறைக்க வேண்டிய புலத்தை கொண்டுள்ள அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        மறைக்க வேண்டிய புலத்தின் தலையங்கத்தில் இடஞ்சுட்டியை வைத்து சுட்டியின் இடப்பக்க பொத்தானை அழுத்துவதன் மூலம் தெரிவுசெய்க.

3.        நாடாவில் முகப்பு தாவலில் நிரைகள் (Records) குழுவில் உள்ள மேலும்(More) என்ற குறிச்சொல்லில் அழுத்துக. கிழ்நோக்கிய பட்டியல் ஒன்று தோன்றும்.

4.        பட்டியலில் மறை (Hide) என்ற குறிச்சொல்லில் அழுத்துக. தெரிவுசெய்த புலம் மறைக்கப்படும்.

அட்டவணையோன்றில் மறைக்கப்பட்டுள்ள புலத்தை நீக்கல்.

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் மறைப்பு நீக்க வேண்டிய புலத்தை கொண்டுள்ள அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        நாடாவில் முகப்பு தாவலில் நிரைகள் (Records) குழுவில் உள்ள மேலும்(More) என்ற குறிச்சொல்லில் அழுத்துக. கிழ்நோக்கிய பட்டியல் ஒன்று தோன்றும்.

3.        பட்டியலில் மறைப்பு நீக்கு (Unhide) என்ற குறிச்சொல்லில் அழுத்துக. நிரல்களின் மறைப்பு நீக்கு (Unhide Column). என்ற தலையங்கத்துடனான சொல்லாடல் பெட்டி தோன்றும்.

4.        சொல்லாடல் பெட்டியானது அட்டவணையின் அனைத்து புலங்களையும் கொண்டிருக்கும். புலங்களுக்கு முன்னால் காணப்படும் தேர்வுப்பெட்டியில் சரி (ü) என்ற அடையாளமிடப்பட்டிருந்தால் அப்புலம் அட்டவணையில் தெரியும். சரி (ü) என்ற அடையாளம் நீக்கப்பட்டிருந்தால் அது அட்டவணையிலிருந்து நீக்கப்பட்டிருக்கும். தேவையானவற்றுக்கு சரி (ü) என்ற அடையாளமிட்டு மற்றும் தேவையற்றவற்றுக்கு சரி (ü) என்ற அடையாளத்தை நீக்கிய பின்பு மூடு (Close) என்ற பொத்தானை அழுத்துக.

தொடரும்