எம். எஸ். அக்சஸ் 2013 (MS Access 2013) பகுதி 4

அட்டவணைகளில் தரவுகளை கையாளல்.

அட்டவணையில் நேரடியாக தரவுகளை உள்ளீடு செய்தல்

அட்டவணைகளை தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறந்து மூன்று வழிகளில் தரவுனை நேரடியாக உள்ளீடு செய்யலாம்.

F  தரவுனை நேரடியாக உள்ளீடு செய்தல்

F  நிரை வழிகாட்டிப் பட்டி (Record Navigation Bar) முறை

F  முகப்பு தவலில் புதிய(New) பொத்தானை பயன்படுத்தல்

தரவுனை நேரடியாக உள்ளீடு செய்தல்

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் தரவு உள்ளீடு செய்யவேண்டிய அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        தரவு உள்ளீடு செய்யவேண்டிய புலத்தினை தெரிவுசெய்து உள்ளீடு செய்யவேண்டிய கலத்தினை தெரிந்து பின்வருவனவற்றில் ஏதாவது ஒருமுறையில் தரவினை உள்ளீடு செய்க.

               i.      அட்டவணையானது ஏற்கனவே தரவினை கொண்டிருப்பின் உள்ளீடு செய்யப்படும் தரவு ஏற்கனவே உள்ள தரவு வகையை சார்ந்ததா என்பதை உறுதிசெய்து உள்ளீடு செய்க.

              ii.      முதல் முறையாக உள்ளீடு செய்யப்படும் தரவாயின் நாடாவின் புலங்கள் தாவலில் வடிவமைப்பு (Formatting) குழுவில் தரவுவகை என்ற குறிச்சொல்லை தொடர்ந்து வரும் இணைப்பு பெட்டியானது புலத்தின் தரவு வகையை காண்பிக்கும். உள்ளீடு செய்யப்படும் தரவு இத் தரவு வகையை சார்ந்ததா என்பதை உறுதிசெய்து உள்ளீடு செய்க.

3.        ஒரு நிரையிலுள்ள அனைத்து கலங்களுக்கும் தரவு உள்ளீடு செய்தபின் உள்வழிச் சாவியை அழுத்தி இரண்டாவது நிரையை பதிவுசெய்க.

நிரை வழிகாட்டிப் பட்டி (Record Navigation Bar) முறை மூலம் தரவினை உள்ளீடு செய்தல்

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் தரவு உள்ளீடு செய்யவேண்டிய அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        திரையின் கிழ் நிலமைப்பட்டிக்கு மேல் பகுதியில் வழிகாட்டி பலகத்தின் (“Navigation Pane”)  தொடர்ந்து வலப்பக்கமாக அமைந்துள்ள நிரை வழிகாட்டிப் பட்டியில் (Record Navigation Bar) வலப்பக்கம் நோக்கிய கறுத்த முக்கோணமும் அதனை தொடர்ந்து மஞ்சள் நிற நட்சத்திர குறியீடை கொண்ட வரைகலை குறியீட்டில் அழுத்துக.

3.        உடனடியாக அட்டவணையில் இறுதி நிரைக்கு அடுத்தபடியாக புதிய நிரையை உருவாகக்கூடியவாறு முதலாவது நிரலில் புதிய நிரையின் தொடக்கத்தில் இடஞ்சுட்டி(Cursor) இருக்கும். ஒரு நிரையிலுள்ள அனைத்து கலங்களுக்கும் தரவு உள்ளீடு செய்தபின் உள்வழிச் சாவியை அழுத்தி இரண்டாவது நிரையை பதிவுசெய்க.

முகப்பு தவலில் புதிய(New) பொத்தானை பயன்படுத்தி தரவினை உள்ளீடு செய்தல்

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் தரவு உள்ளீடு செய்யவேண்டிய அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        நாடாவில் முகப்பு தாவலில் நிரைகள் (Records) குழுவில் உள்ள புதிய(New)  என்ற குறிச்சொல்லை கொண்ட  வரைகலை குறியீட்டில் அழுத்துக.

3.        உடனடியாக அட்டவணையில் இறுதி நிரைக்கு அடுத்தபடியாக புதிய நிரையை உருவாகக்கூடியவாறு முதலாவது நிரலில் புதிய நிரையின் தொடக்கத்தில் இடஞ்சுட்டி(Cursor) இருக்கும். ஒரு நிரையிலுள்ள அனைத்து கலங்களுக்கும் தரவு உள்ளீடு செய்தபின் உள்வழிச் சாவியை அழுத்தி இரண்டாவது நிரையை பதிவுசெய்க.

ஓர் அட்டவணையில் புலம் ஒன்றிற்கு இயல்புநிலைத் பெறுமதியை (Default Value) அமைத்தல்.

ஓர் அட்டவணையில் உள்ள புலத்திற்கு குறிப்பிட்ட தரவுப்பெறுமதி திரும்ப திரும்ப உள்ளீடு செயப்படலாம். அவ்வாறு உள்ளீடு செய்யப்படும் பெறுமதியை தானியங்கு முறையில் உள்ளீடு செய்யவேண்டிய தரவை பொருட்படுத்தாது புலத்தினுள் உள்ளீடு செய்யும்படி புலத்தினை அமைத்தல் இயல்புநிலைத் பெறுமதியை (Default Value) அமைத்தல் எனப்படும். இன்நிலையில் புதிய தரவோன்றினை உள்ளீடு செய்வதற்காக புதிய நிரையை உருவாக்கும் பொது குறிப்பிட்ட புலத்தில் தானாகவே இயல்புநிலைப் பெறுமதி உள்ளீடாகியிருக்கும். உள்ளீடு செய்யப்படும் தரவனது இயல்புநிலைப் பெறுமதியிலிருந்து வேறுபடின் இயல்புநிலைத் பெறுமதியை மாற்ற முடியும்.

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் இயல்புநிலைத் பெறுமதியை (Default Value) உருவாக்க  வேண்டிய புலத்தைக் கொண்ட அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        இயல்புநிலைத் தரவுப்பெறுமதி அமைக்க வேண்டிய புலத்தினை தெரிவுசெய்க.

3.        நாடாவில் புலங்கள் தாவலில் உள்ள பண்புகள் (Properties) குழுவில் “இயல்புநிலப் பெறுமதி (Default Value)” என்ற குறிச்சொல்லுக்கு முன்னால் உள்ள தேர்வுப்பெட்டியில் சரி (ü) அடையாளத்தை இடுக.

4.        புதிய தரவோன்றினை உள்ளீடு செய்வதற்காக புதிய நிரையை உருவாக்கும் பொது குறிப்பிட்ட புலத்தில் தானாகவே இயல்புநிலைப் பெறுமதி உள்ளீடாகியிருக்கும்.

தரவோன்றினை இன்னோர் தரவினால் பதிலீடு (Replace) செய்தல்

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் பதிலீடு செய்யவேண்டிய தரவினை கொண்டுள்ள புலத்தைக் கொண்ட அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        நாடாவில் முகப்பு தாவலில் கண்டுபிடி குழுவில் பதிலீடு (Replace) என்ற குறிச்சொல்லை கொண்ட வரைகலை குறியீட்டில் அழுத்துக.

3.        கண்டுபிடித்து பதிலிடு என்ற தலையங்கத்துடன் சொல்லாடல் பெட்டியொன்று தோன்றும். அதில் பின்வருவனவற்றை பதிவுசெய்க.

                         i.      எதை தேடுவது(Find What) என்ற குறிச்சொல்லை தொடர்ந்து வரும் உரைப்பெட்டியில் தேடவேண்டிய சொல்லை பதிவு செய்க.

                       ii.      எதனால் பதிலிடுவது (Replace with) என்ற குறிச்சொல்லை தொடர்ந்து வரும் உரைப்பெட்டியில் பதிலிடப்பட வேண்டிய சொல்லை பதிவு செய்க

                      iii.      இங்கே பார் (Look in) என்ற குறிச்சொல்லை தொடர்ந்து வரும் இணைப்புப்பெட்டியின் வலப்பக்கத்தில் கிழ்நோக்கிய அம்புக்குறியில் அழுத்துக. தோன்றும் பட்டியலில் பொருத்தமான ஒன்றை தெரிவு செய்க.

F  தற்பொழுதுள்ள புலம் (Current Field): தற்பொழுது தெரிவுசெய்யப்பட்டுள்ள புலத்தில் தேடும்.

F  தற்பொழுதுள்ள ஆவணம்(Current Document) தற்பொழுது தெரிவுசெய்யப்பட்டுள்ள அட்டவணையில் தேடும்.

                      iv.      பொருந்து(Match) என்ற குறிச்சொல்லை தொடர்ந்து வரும் இணைப்புப்பெட்டியின் வலப்பக்கத்தில் கிழ்நோக்கிய அம்புக்குறியில் அழுத்துக. தோன்றும் பட்டியலில் பொருத்தமான ஒன்றை தெரிவு செய்க.

F  புலத்திலுள்ள தரவின் எதாவது பகுதி(Any Part of Field): புலத்திலுள்ள தரவின் எதாவது பகுதி (முன், பின் மற்றும் இடையில்) தரப்பட்டுள்ள சொல்லுடன் பொருந்துமாறு தேடும்.

F  புலத்திலுள்ள தரவின் முழுப் பகுதி(Whole Field): புலத்திலுள்ள தரவின் முழுப் பகுதியும் சரியாக பொருந்துமாறு தேடும்.

F  புலத்திலுள்ள தரவின் முதல் பகுதி(Start of Field): புலத்திலுள்ள தரவின் முதல் பகுதியுடன் மட்டும் சரியாக பொருந்துமாறு தேடும்.

                        v.      தேடு(Search) என்ற குறிச்சொல்லை தொடர்ந்து வரும் இணைப்புப்பெட்டியின் வலப்பக்கத்தில் கிழ்நோக்கிய அம்புக்குறியில் அழுத்துக. தோன்றும் பட்டியலில் பொருத்தமான ஒன்றை தெரிவு செய்க.

F  மேல்நோக்கி(Up):தெரிவு செய்யப்பட்டுள்ள தரவிலிருந்து மேல்நோக்கி தேடும்.

F  கிழ்நோக்கி(Dowm):தெரிவு செய்யப்பட்டுள்ள தரவிலிருந்து கிழ்நோக்கி தேடும்.

F  எல்லாம்(All): அட்டவணை அல்லது புலம் என முழுப்பகுதியிலும் தேடும்.

                      vi.      தேடப்படும் சொல்லானது சரியாக பேரேலுத்து மற்றும் சிற்றேலுத்து என்பன பொருந்துமாறு தேடுவதற்கு Match Case என்ற குறிச்சொல்லுக்கு முன்னாலுள்ள தேர்வுப்பெட்டியில் சரி (ü) அடையாளத்தை இடுக.

                     vii.      தேடப்படும் தரவானது கொடுக்கப்பட்டுள்ள சொல்லுடன் சரியாக பேரேலுத்து மற்றும் சிற்றேலுத்து என்பன பொருந்துமாறு தேடுவதற்கு Match Case என்ற குறிச்சொல்லுக்கு முன்னாலுள்ள தேர்வுப்பெட்டியில் சரி (ü) அடையாளத்தை இடுக.

                   viii.      தேடப்படும் தரவானது கொடுக்கப்பட்டுள்ள சொல்லின் நிபந்தனைகளுடன் சரியாக பொருந்துமாறு தேடுவதற்கு Search Field As Formatted என்ற குறிச்சொல்லுக்கு முன்னாலுள்ள தேர்வுப்பெட்டியில் சரி (ü) அடையாளத்தை இடுக.

4.        அடுத்ததை தேடு (Find Next) என்ற பொத்தானை அழுத்துக. குறிப்பிட்ட சொல் மேலே குறிப்பிட்ட நிபந்தனைகளுக்கு அமைய அட்டவணையில் இருந்தால் அச்சொல் முன்னிறுத்தி காட்டப்படும்.

5.        பதிலிடப்படவேண்டிய சொல்தான என்பதை உறுதிப்படுத்தி பதிலிடு (Replace) என்ற பொத்தனை அழுத்துக. குறிப்பிட்ட தரவானது புதிய தரவால் பதிலிடப்படும்.

6.        இதனை மீண்டும் மீண்டும் செய்து தேவையான அனைத்து தரவுகளையும் பதிலிடலாம்.

குறிப்பு:

திரும்ப திரும்ப பதிலிடுவதற்கு எல்லாவற்றையும் பதிலிடு (Replace All) என்ற பொத்தானை பயன்படுத்த முடியும்.இருப்பினும் இதனை தவிர்ப்பது நல்லது. ஏனெனில் அது தேவையற்ற தரவுகளையும் பதிலீடு செய்துவிடும்.

அட்டவணையோன்றிலிருந்து குறிப்பிட்ட நிரையை நீக்கல்.

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் நீக்க வேண்டிய நிரையினை கொண்டுள்ள அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        அட்டவணையில் நீக்க வேண்டிய நிரையை தெரிவுசெய்ய முதலாவது புலத்துக்கு அருகே இடப்பக்த்தில் சாம்பல்நிறப் பெட்டியில் அழுத்துக. நிரை முழுவதுமாக தெரிவுசெய்யப்படும்.

3.        நாடாவில் முகப்பு தாவலில் நிரைகள் (Records) குழுவில் நீக்கு (Delete) என்ற குறிச்சொல்லை கொண்ட வரைகலை குறியீட்டில் அழுத்துக.

4.        தெரிவுசெய்யப்பட்ட நிரையில் தரவுகள் நீக்கப்படுவதுடன் தரவை நீக்கினால் மீண்டும் திரும்பப்பெற முடியாது என்ற எச்சரிக்கை செய்தியை கொண்ட சொல்லாடல் பெட்டியொன்று தோன்றும். சரி (Yes) என்ற பொத்தானை அழுத்தினால் நிரை முற்றிலுமாக நீக்கப்படும்.

குறிப்பு:

அடுத்துள்ள பல நிரைகளை நீக்குவதற்கு முதல் நிரைக்கு முன்னால் உள்ள சாம்பல்நிறப் பெட்டியை தெரிவுசெய்து இறுதி நிரைவரை இழுப்பதன்மூலம் எல்லநிரைகளையும் தெரிவுசெய்து நீக்கலாம்.

புலத்தின் அகலத்தை மாற்றியமைத்தல்

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் அகலத்தை மாற்றி அமைக்க வேண்டிய புலத்தை  கொண்டுள்ள அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        எந்த புலத்தின் அகலத்தை மாற்றியமைக்க வேண்டுமோ அப்புலத்தின் தலையங்கத்தின் வலப்பக்க விளிம்புக்கு இடஞ்சுட்டியை கொண்டுசெல்ல அது சக (+) அடையாளமாக மாறும். அப்பொழுது சுட்டியின் இடது பொத்தானை அழுத்தியபடி அகலத்தை கூட்டவோ குறைக்கவோ செய்யலாம்.

நிரைகளின் அகலத்தை மாற்றியமைத்தல்

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் அகலத்தை மாற்றி அமைக்க வேண்டிய நிரைகளை  கொண்டுள்ள அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        ஓர் நிரையின் முதலாவது புலத்துக்கு அருகே இடப்பக்த்தில் சாம்பல்நிறப் பெட்டியின் விளிம்புக்கு இடஞ்சுட்டியை கொண்டுசெல்ல அது சக (+) அடையாளமாக மாறும். அப்பொழுது சுட்டியின் இடது பொத்தானை அழுத்தியபடி அகலத்தை கூட்டவோ குறைக்கவோ செய்யலாம்.

அட்டவணையோன்றில் புலத்தினை மறைத்தல்

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் மறைக்க வேண்டிய புலத்தை கொண்டுள்ள அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        மறைக்க வேண்டிய புலத்தின் தலையங்கத்தில் இடஞ்சுட்டியை வைத்து சுட்டியின் இடப்பக்க பொத்தானை அழுத்துவதன் மூலம் தெரிவுசெய்க.

3.        நாடாவில் முகப்பு தாவலில் நிரைகள் (Records) குழுவில் உள்ள மேலும்(More) என்ற குறிச்சொல்லில் அழுத்துக. கிழ்நோக்கிய பட்டியல் ஒன்று தோன்றும்.

4.        பட்டியலில் மறை (Hide) என்ற குறிச்சொல்லில் அழுத்துக. தெரிவுசெய்த புலம் மறைக்கப்படும்.

அட்டவணையோன்றில் மறைக்கப்பட்டுள்ள புலத்தை நீக்கல்.

1.        வழிகாட்டி பலகத்துக்கு சென்று அட்டவணைகள் குழுவில் மறைப்பு நீக்க வேண்டிய புலத்தை கொண்டுள்ள அட்டவணையை விரைவாக இரண்டுமுறை அழுத்துவதன் மூலம் திறக்க. இயல்புநிலையில் அட்டவணையானது தரவுத்தாள் தோற்றத்தில் (Datasheet View) திறக்கும்.

2.        நாடாவில் முகப்பு தாவலில் நிரைகள் (Records) குழுவில் உள்ள மேலும்(More) என்ற குறிச்சொல்லில் அழுத்துக. கிழ்நோக்கிய பட்டியல் ஒன்று தோன்றும்.

3.        பட்டியலில் மறைப்பு நீக்கு (Unhide) என்ற குறிச்சொல்லில் அழுத்துக. நிரல்களின் மறைப்பு நீக்கு (Unhide Column). என்ற தலையங்கத்துடனான சொல்லாடல் பெட்டி தோன்றும்.

4.        சொல்லாடல் பெட்டியானது அட்டவணையின் அனைத்து புலங்களையும் கொண்டிருக்கும். புலங்களுக்கு முன்னால் காணப்படும் தேர்வுப்பெட்டியில் சரி (ü) என்ற அடையாளமிடப்பட்டிருந்தால் அப்புலம் அட்டவணையில் தெரியும். சரி (ü) என்ற அடையாளம் நீக்கப்பட்டிருந்தால் அது அட்டவணையிலிருந்து நீக்கப்பட்டிருக்கும். தேவையானவற்றுக்கு சரி (ü) என்ற அடையாளமிட்டு மற்றும் தேவையற்றவற்றுக்கு சரி (ü) என்ற அடையாளத்தை நீக்கிய பின்பு மூடு (Close) என்ற பொத்தானை அழுத்துக.

தொடரும்