எம். எஸ். எக்ஸ்செல் 2013 (MS Excel 2013) பகுதி 1

எம். எஸ். எக்ஸ்செல் 2013 (MS Excel 2013) மென்பொருள் கொண்டுள்ள பண்புக்கூறுகள் அல்லது வசதிகள்

1.        கலம் (Cell) ஒன்றில் உள்ளீடு செய்யப்படும் தரவின் வகையைத் தானகவே கண்டறிந்து உரிய முறையில் காட்சிப்படுத்தும். அதாவது இலக்கம் ஒன்றை உள்ளிடப்பட்டால் இலக்கமாகவும். திகதி ஒன்றை உள்ளிடப்பட்டால் தேதியாகவும் காட்சிப்படுத்தும்.

2.        கலம் ஒன்றின் உள்ளீடு தவறுதலாக இருந்தாலோ அல்லது சூத்திரம் ஒன்று அநேகமாகத் தவறாக இருக்ககூடிய சந்தர்பக்கங்களின் கலத்தின் இடது மேல் மூலையில் சுட்டித்தனமான சிட்டை (smart tag) ஒன்றை இணைத்துக்காட்டும். இதைச் அழுத்துவதன் மூலம் (click) காரணத்தை இனம் கண்டு தவறாக இருப்பின் அதைச் சீர்செய்து கொள்ளலாம். எ.கா: கலம் ஒன்றில் 12 என்ற இலக்கத்தை '12 என உள்ளீடு செய்தால் இலக்கம் ஒன்று சொற்தொடராக உள்ளீடு செய்யப்படுள்ளாக சுட்டித்தனமான சிட்டை காட்டிக்கொடுக்கும்.

3.        கணித்தல்களைச் செய்யலாம் (கூட்டல், கழித்தல், பெருக்கல், பிரித்தல் போன்றவற்றிற்கு எளிய முறையிலும் மற்றும் அட்சரகணிதக் கோவைகளுக்கு சார்புகளை எழுதித் தீர்வுகாண இயலும்)

4.        உள்ளீடு செய்யும் தரவுகள் ஓர் வீச்சுக்குள் உள்ளதா என்பதைச் சரிபார்த்தே அனுமதிக்கும் வசதி. அத்துடன் அவ்வாறு வீச்சுக்குள் அமையாத தரவுகளை உள்ளிட முயலும் போதான பிழைச் செய்தியையும் விரும்பியவாறு வடிவமைக்கக்கூடியது..

5.        தரவுகளை விரும்பியவாறு வரிசைப்படுத்த இயலுவதோடு தேவையான தரவை மாத்திரம் பார்க்கும் லிஸ்ட் வசதி.

6.        தரவுகளைப் பொறுத்துத் தானாகவே நிறமூட்டும் நிபந்தனைகளுடன் தரவைக் காட்டும் (Conditional Formatting) வசதி.

7.        வரைபுகளை விரும்பியடி தேர்ந்தெடுக்க முடிவதோடு இவை யாவும் இயங்கு நிலையில் தரவுகள் மாறும்போது மாற்றமடையக்கூடியன.

8.        ஓர் விரிதாளில் இருந்து இன்னேர் விரிதாளில் உள்ள தரவைப் பெற்றுக் கொள்ளும் வசதி.

9.        மீயிணைப்பு என்னும் இணையத்தளங்களிற்கும் மின்னஞ்சல் முகவரிகளுக்குமான இணைப்பை ஏற்படுத்தும் வசதி.

10.     XML கோப்புக்களைக் கையாளும் வசதி. XML கோப்பினை XML அட்டவணையாகவோ, வாசிக்கமாத்திரம் இயலுமான நிலையிலோ அல்லது XML இலின் மூலத்தை பணிச்சூழலுக்குக் கொண்டுவருதலோ இயலும். இவ்வாறு பணிச்சூழலுக்குக் கொண்டுவந்தால் XML ஐ வேண்டிய தகவலை மாதிரம் பெற்றுக் கொள்ளும் வசதியினை ஏற்படுத்திக் கொள்ளலாம்.

குறிப்பு:

எக்ஸ்செல் இலக்கங்களை 15 பொருளுடைய (significant figures) இலக்கங்களாகவே செமித்துக்கொள்ளும். இதனால் 16 இலக்கமுள்ள கடனட்டை (credit card) இலக்கத்தை இலக்கமாக சேமிக்க இயலாது ஆயினும் சொற்தொடராகச்(text) சேமித்துக் கொள்ளலாம்.

கலமுகவரி

ஒரு கலமுகவரியில் நிரல்களின் தலையங்கம் முதலிலும் நிரையின் தலையங்கம் பின்னரும் எழுதப்படும்.

உதாரணம்: D5, A7

ஒருதொகுதி கலங்களின் முகவரியானது A1:A5, A1:D5 என எழுதப்படும்.

A1:A5- A என்ற தலையங்கத்தின் கிழ் உள்ள நிரலில் 1 தொடக்கம் 5 வரையான நிரையில் உள்ள ஐந்து கலங்களை குறிக்கும்.

A1:D5-A தொடக்கம் D வரையான தலையங்கங்களின் கிழ் உள்ள நிரல்களில் 1 தொடக்கம் 5 வரையான நிரையில் உள்ள 20 கலங்களை குறிக்கும்.

கலச்சுட்டி(Cellpointer)

விரிதாள் ஒன்றில் எக்கலம் தெரிவான நிலையிலுள்ளது என்பதை இது சுட்டிக்காட்டும். விசைப்பலகையை பயன்படுத்தி உள்ளிடு செய்யும்பொழுது அக்கலத்திலேயே தரவானது பதியப்படும்.

பெயர்பெட்டி(Namebox)

கலச்சுட்டியினால் தெரிவுசெய்யப்பட்டுள்ள கலத்தின் முகவரியை வெளியிடும். இது விரிதாளின் மேல்பகுதியில் உள்ள “Ribbon”  க்கு கிழே இடதுபக்க மூலையில் காணப்படும்.

குறிப்பு:

பல கலங்களை ஒரே நேரத்தில் தெரிவு செய்யும் பொழுது சுட்டிப்போத்தானை விடாது இதனை நோக்கும் பொழுது இது தெரிவு செய்யப்பட்டுள்ள நிரைகளினதும் நிரல்களினதும் எண்ணிக்கையை தெரிவிக்கும். சுட்டிப்போத்தானை விடுவித்து நோக்கும் பொழுது கலங்களை தெரிவுசெய்ய ஆரம்பிக்கும் பொழுது முதலாவதாக தெரிவு செய்யப்பட்ட கலத்தின் முகவரியை தெரிவுக்கும்.

சூத்திரப்பட்டி (Formula Bar)

கலச்சுட்டியினால் தெரிவுசெய்யப்பட்டுள்ள கலத்தில் உள்ள தரவினை வெளியிடும். இது விரிதாளின் மேல்பகுதியில் உள்ள “Ribbon”  க்கு கிழே இடதுபக்கதில் உள்ள  பெயர்பெட்டிக்கு (Namebox) அருகில் உள்ள பனுவல் பெட்டி (Text) ஆகும்.

குறிப்பு:

பல கலங்களை ஒரே நேரத்தில் தெரிவுசெய்ய ஆரம்பிக்கும் பொழுது முதலாவதாக தெரிவு செய்யப்பட்ட கலத்தின் தரவினை தெரிவுக்கும்.

விரிதாளில் உள்ள கலங்களை கையாள்வதற்கு குறுக்கு வழிமுறைகள்

சாவி	விளைவு
Arrow Keys	விரிதாளில் உரிய கலங்களுக்கு செல்லல்
Home	செயல்படும் கலத்தில் இருந்து A யின் கலத்துக்கு செல்லல்
Ctrl + Home	A1 கலத்துக்கு செல்லல்
Ctrl+End	விரிதாளில் தரவு அடங்கிய அட்டவணையோன்றின் இறுதிக் கலத்திற்கு செல்லல்
PageUp	ஒருதடவை ஒருதாள் முன்னோக்கி செல்லல்
PageDown	ஒருதடவை ஒருதாள் முன்னோக்கி செல்லல்
Enter	எப்பொழுதும் ஒருகலம் கிழ்நோக்கி நகரும்.
Tab	குறிப்பிட்ட நிரையில் இறுதிவரை வலப்பக்கமாக ஒவ்வொரு கலமாக நகரும்.
Shift + Tab	குறிப்பிட்ட நிரையில் தொடக்கம்வரை இடப்பக்கமாக ஒவ்வொரு கலமாக நகரும்.
Alt + PageUp	தொடக்கம்வரை இடப்பக்கமாக ஒவ்வொரு ஒருதாளாக நகரும்.
Alt + PageDown	இறுதிவரை வலப்பக்கமாக ஒவ்வொரு ஒருதாளாக நகரும்.
Alt+à	விரிதாளில் நிரையின் இறுதிக்கு செல்லல்
Alt+â	விரிதாளில் நிரலின் இறுதிக்கு செல்லல்

விரிதாளின் தோற்றங்கள் (Views)

பொதுவாக விரிதாளானது முன்று தோற்றங்களை கொண்டிருக்கும்.

1.        சராசரி (Normal View)

விரிதாளின் இயல்புநிலைத் தோற்றமாகும். பொதுவாக விரிதாளனது இததொற்றத்திலேயே பயன்படுத்தப்படுகிறது.

2.        பக்க முறிவு முன்னோட்டம் (Page Break View)

இத் தோற்றத்தில் பக்க முறிவுகள் தோன்றும். அத்துடன் அவற்றை இலகுவாக இடமாற்றிக்கொள்ள முடியும். பெருந்தொகையான தரவுகளை அச்சிப்பிரதி எடுக்கையில் பயன்படுத்தப்படும்.

3.        பக்க தளவமைப்புக் காட்சி(Page Layout View)

அச்சுப்பிரதி எடுக்கும்பொழுது எவ்வாறு தோற்றமளிக்கும் என்பதை உறுதிப்படுத்த உதவும். அத்துடன் இத்தோற்றத்தில் மேற்குறிப்பு(Header) / கிழ்குறிப்பு (Footer) என்பவற்றை அமைக்க முடியும்.

விரிதாளில் கலங்களின் பயன்கள்

1.        நேரடியாக வெவ்வேறு வகையான தரவினை உள்ளீடு செய்ய முடியும்.

2.        குறிப்பிட்ட ஒரு கலத்திற்கு மட்டும் வடிவமைப்புக்களை செய்ய முடியும்.

3.        சார்புகள் மற்றும் சமன்பாடுகளை பயன்படுத்தி கணிக்கப்பட்ட பெறுமதிகளை உள்ளீடு செய்ய முடியும்.

கலங்களில் தரவு உள்ளீடு மற்றும் கலங்களின் உள்ளீடு

தரவுகளை உள்ளீடு செய்தல்

1.        குறிப்பிட்ட கலத்தினை தெரிவு செய்து அதற்குள் தரவினை உள்ளீடு செய்யலாம்.

2.        வரைபுகள் மற்றும் படங்கள் கலம் அன்றி விரிதாளிலேயே உள்ளீடு செய்யப்படும்.

3.        இங்கு ஒரு வரியை உள்ளிடு செய்து அதே கலத்தினுள் இன்னோர் வரிக்கு செல்ல உள்வழிச்சாவியை(Enter Key) பயன்படுத்த முடியாது. Alt + Enter சாவி தொகுதியை வேண்டும்.

குறிப்பு:

F  உள்ளீட்டை ஓர் குறிப்பிட்ட பந்தியாக கொடுப்பதற்கு “Wrap Text” என்ற வசதியை பயன்படுத்தலாம்.

அனுகல்:

Home-->Format-->Format Cells-->Alignment-->Wrap Text

உரைமடிப்பு (Wrap Text)

கலத்தின் அகலத்தை மாற்றாது மிக நீண்ட தரவை  கலத்தினுள் அடங்குமாறு மடிப்பதற்கு பயன்படும்.

F  “Bullet and Numbering” வசதி கிடையாது. குறியீடுகளை “Symbol” உள்ளீடு செய்து பயன்படுத்தலாம்.

அனுகல்:

Insert-->Symbol-->select Font-->select Symbol-->insert-->close.

கலங்களின் இணைப்பு (Merge Cells)

இரண்டு அல்லது இரண்டுக்கு மேற்பட்ட கலங்களை ஒன்றாக இணைத்து ஒரேகலமாக உருவாக்கலாம். பின்னர் இது ஒரு கலம் போல தொழில்படும். அனைத்து வடிவமைப்புகளும் இக் கலதொகுதிக்கு பயன்படுத்த முடியும்.

உரையின் திசையமைவு (Text Orientation)

இயல்புநிலையில் உரையானது இடமிருந்து வலமாக களங்களினுள் பதிவு செய்யப்படும். இதனை வேண்டிய திசையில் மாற்றுவதற்கு இது பயன்படுத்தப்படும்.

தொடரும்